Chi phí ẩn của việc theo dõi vị trí thủ công trong hoạt động logistics

Hiện đang có một chi phí ẩn nằm trong rất nhiều doanh nghiệp logistics. Đó không phải là giá nhiên liệu. Đó không phải là tiền lương tài xế. Đó không phải là chi phí bảo trì phương tiện. Đó chính là việc theo dõi vị trí thủ công.

Nhiều công ty logistics vẫn dựa vào các cuộc gọi điện thoại, bảng tính, ghi chú giấy, tin nhắn WhatsApp và cập nhật trạng thái thủ công để theo dõi việc giao hàng, nhân viên hiện trường, kho bãi và các địa điểm dịch vụ. Quy trình này có vẻ dễ quản lý khi hoạt động còn nhỏ. Khi khối lượng giao hàng tăng lên, những phương pháp đơn giản đó bắt đầu gây ra sự chậm trễ, sai sót và các chi phí không cần thiết.

Điều phối viên mất thời gian gọi cho tài xế để cập nhật thông tin. Tài xế phải dừng lại để chia sẻ vị trí theo cách thủ công. Các nhà quản lý gặp khó khăn trong việc xác minh các chuyến thăm địa điểm. Đội ngũ dịch vụ khách hàng phải chạy theo thông tin giao hàng. Những việc tưởng chừng như là nhiệm vụ hành chính nhỏ lại nhanh chóng biến thành một chi phí vận hành lớn.

Tin tốt là hầu hết các chi phí này có thể được loại bỏ bằng tính năng theo dõi vị trí tự động và ứng dụng CRM logistics.

Những điểm chính cần lưu ý

Nhiều công ty logistics tập trung vào chi phí nhiên liệu, bảo trì phương tiện và chi phí nhân công. Tuy nhiên, một trong những nguồn gây thất thoát lợi nhuận lớn nhất thường đến từ việc theo dõi vị trí thủ công.

Trước khi đi vào chi tiết, đây là những điểm chính mà mọi nhà quản lý logistics nên biết:

• Theo dõi vị trí thủ công làm tăng chi phí nhân công và hành chính.
• Việc cập nhật vị trí chậm trễ làm chậm các quyết định điều phối và lập kế hoạch tuyến đường.
• Các nút thắt trong giao tiếp làm giảm năng suất của tài xế.
• Khả năng hiển thị kém thường dẫn đến việc giao hàng bị bỏ lỡ và khiếu nại từ khách hàng.
• Theo dõi dựa trên GPS giúp xác minh các chuyến thăm địa điểm và việc hoàn thành nhiệm vụ.
• Theo dõi vị trí tự động giúp cải thiện hiệu quả vận hành và trách nhiệm giải trình.
• Phần mềm CRM logistics tập trung hóa các vị trí, nhiệm vụ, báo cáo và hoạt động của nhân viên.

Các doanh nghiệp thay thế quy trình thủ công bằng theo dõi tự động thường đạt được khả năng hiển thị tốt hơn, ra quyết định nhanh hơn và dịch vụ khách hàng mạnh mẽ hơn.

Theo dõi vị trí thủ công trong logistics là gì?

Theo dõi vị trí thủ công là quá trình giám sát tài xế, đội ngũ giao hàng, kỹ thuật viên hoặc nhân viên hiện trường bằng các phương pháp không tự động.

Các ví dụ phổ biến bao gồm:

• Các cuộc gọi điện thoại để cập nhật vị trí
• Hồ sơ tuyến đường dựa trên bảng tính
• Nhật ký giao hàng bằng giấy
• Chia sẻ vị trí qua WhatsApp
• Báo cáo nhận phòng thủ công
• Xác nhận giao hàng qua email

Nhiều doanh nghiệp logistics bắt đầu theo cách này vì nó có vẻ không tốn kém. Không có phí đăng ký phần mềm và không có hệ thống phức tạp nào cần học. Vấn đề xuất hiện khi quy mô hoạt động tăng lên.

Một công ty quản lý 10 đơn hàng mỗi ngày có thể tồn tại với việc theo dõi thủ công. Một công ty xử lý 200 đơn hàng mỗi ngày phải đối mặt với một thách thức hoàn toàn khác. Những điểm kém hiệu quả nhỏ sẽ trở nên đắt đỏ rất nhanh chóng.

Tại sao việc theo dõi thủ công vẫn tồn tại?

Câu trả lời trung thực là: những người xây dựng hệ thống hiện tại thường là những người đầu tư nhiều nhất vào việc duy trì nó. Một bảng tính đã được sử dụng trong tám năm có lịch sử trong đó. Mọi người đều đã biết quy trình. Không cần đào tạo nhân viên mới. Khi có sự cố, đã có một con đường quen thuộc để xử lý nó.

Thay đổi có nghĩa là chấp nhận sự gián đoạn trong ngắn hạn để đạt được lợi ích dài hạn, và một số nhà quản lý vận hành đã từng chứng kiến các dự án triển khai phần mềm thất bại trước đây. Sự thận trọng đó không phải là vô lý. Các triển khai theo dõi GPS được áp đặt vào quy trình làm việc sai lệch, hoặc không tính đến thói quen của tài xế, thường bị âm thầm từ bỏ sau vài tuần.

Câu hỏi thực sự không phải là “thủ công so với tự động”. Mà là việc duy trì cách làm thủ công thực sự tốn kém bao nhiêu ở quy mô hiện tại của bạn, so với việc triển khai thực tế trông như thế nào. Hầu hết các doanh nghiệp logistics đều đánh giá thấp cái thứ nhất và đánh giá quá cao cái thứ hai. Một cách nghiêm trọng.

7 Dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp logistics của bạn đang gặp vấn đề về theo dõi

Hầu hết các nhà quản lý logistics đều biết quy trình theo dõi của họ đang bị lỗi. Nhưng họ vẫn tiếp tục sử dụng nó.

Không phải vì họ chưa từng nghĩ đến việc thay đổi. Bảng tính đã được sử dụng mười năm, ai cũng hiểu nó, và việc thay thế nó có vẻ rủi ro hơn là chấp nhận nó. Chi phí của việc duy trì thủ công không bao giờ hiển thị rõ ràng trên bất kỳ báo cáo nào, vì vậy nó thường bị bỏ qua.

Nhưng nó lại tích tụ dần. Nghiên cứu về năng suất lao động của McKinsey cho thấy gần 20% thời gian làm việc trong tuần bị lãng phí vào việc tìm kiếm cập nhật trạng thái và liên lạc với đồng nghiệp. Trong logistics, đó là việc điều phối viên gọi cho tài xế, quản lý xác nhận hàng đến qua điện thoại, tài xế dừng xe giữa chặng để báo cáo vị trí. Không có việc nào trong số đó trông giống như sự lãng phí. Nó trông giống như công việc. Nhưng việc giao hàng chậm trễ và biên lợi nhuận mỏng hơn chính là nơi mà sự lãng phí đó thực sự gây hậu quả.

Theo dõi thủ công trở nên vô hình theo thời gian. Sau khi thực hiện đủ lâu, nó không còn cảm giác kém hiệu quả nữa mà đơn giản trở thành một phần của công việc.

Dưới đây là một bài kiểm tra nhanh. Nếu ba hoặc nhiều tình huống sau đây là một phần thường xuyên trong tuần của bạn, doanh nghiệp của bạn có thể đang gánh chịu những chi phí không bao giờ xuất hiện trực tiếp trên sổ sách.

1. Điều phối viên dành phần lớn thời gian trong ngày để gọi cho tài xế

Đó không phải là công việc điều phối. Mỗi cuộc gọi hỏi “bạn đang ở đâu?” là thời gian dành để khôi phục thông tin lẽ ra đã phải hiển thị trên màn hình. Và ngay khi cuộc gọi kết thúc, câu trả lời đã không còn chính xác nữa.

2. Khách hàng nhận được cập nhật muộn hơn mức cần thiết

Nếu ai đó trong nhóm của bạn phải gọi cho tài xế trước khi họ có thể trả lời khách hàng, đó là một lỗ hổng về khả năng hiển thị. Khách hàng gọi để cập nhật không phải vì họ gây khó dễ. Họ chỉ đang lấp đầy khoảng trống mà hệ thống của bạn để lại.

3. Lập kế hoạch tuyến đường mất nhiều thời gian hơn cả việc giao hàng

Không có chế độ xem trực tiếp đồng nghĩa với việc mọi quyết định cho công việc tiếp theo đều là phỏng đoán. Điều phối viên chờ đợi các cuộc gọi lại. Họ thực hiện các cuộc gọi dựa trên thông tin đã cũ 20 phút. Sự chậm trễ đó chồng chất qua mỗi ca làm việc.

4. Chứng minh một chuyến thăm địa điểm đồng nghĩa với việc phải thực hiện nhiều cuộc gọi hơn

Một đơn hàng bị tranh chấp hoặc một chuyến thăm của kỹ thuật viên bị nghi ngờ chỉ nên mất chưa đầy một phút để xác minh. Nếu hiện tại nó cần một cuộc gọi điện thoại, kiểm tra nhật ký viết tay và xem xét biên lai, đó là một vấn đề về trách nhiệm giải trình đang ẩn giấu ngay trước mắt.

5. Báo cáo hàng tuần là một công việc thủ công

Hồ sơ giao hàng. Nhật ký tuyến đường. Hoạt động của tài xế. Nếu ai đó trong nhóm của bạn dành hàng giờ để lấy dữ liệu này từ bảng tính và đuổi theo tài xế để lấy các mục bị thiếu, đó là chi phí quản lý mà đối thủ cạnh tranh của bạn không phải gánh chịu. Một phân tích chuỗi cung ứng của Gartner cho thấy mức trung bình là 4 đến 6 giờ mỗi tuần đối với các nhóm vẫn đang thực hiện báo cáo thủ công. Những báo cáo đó lẽ ra phải tự tạo ra.

6. Tài xế dành thời gian để báo cáo vị trí của họ

Nhắn tin, gọi điện, biểu mẫu đăng ký, không quan trọng. Mỗi cập nhật thủ công là thời gian tài xế không thực hiện việc giao hàng. Mười tài xế, bốn cập nhật một ngày. Hãy làm phép tính.

7. Giao hàng trễ không có lời giải thích rõ ràng

Khi bạn không thể thấy sự chậm trễ xảy ra ở đâu, bạn không thể khắc phục nó. Bạn chỉ có thể chờ đợi nó xảy ra lần nữa. Nghiên cứu về khả năng hiển thị chuỗi cung ứng của Project44 cho thấy 69% chủ hàng coi việc thiếu theo dõi thời gian thực là lý do chính khiến họ không thể chẩn đoán các lỗi giao hàng trước khi khách hàng khiếu nại.

Càng nhiều dấu hiệu này phù hợp, bạn càng gánh chịu nhiều chi phí mà việc theo dõi tự động có thể loại bỏ ngay trong tuần đầu tiên.

Theo dõi Logistics qua các con số

Khả năng hiển thị vị trí ảnh hưởng đến hầu hết mọi phần của hoạt động logistics. Những điểm kém hiệu quả nhỏ lặp đi lặp lại hàng trăm lần mỗi tuần có thể tạo ra chi phí đáng kể.

Điều khiến những con số này trở nên quan trọng chính là hiệu ứng tích lũy của chúng. Vài phút bị lãng phí trong mỗi lần giao hàng có thể trở thành hàng chục giờ bị mất đi trên toàn bộ đội xe mỗi tháng.

Các chi phí trực tiếp mà hầu hết các công ty logistics đều bỏ lỡ

Hầu hết các chi phí logistics đều dễ xác định. Nhiên liệu xuất hiện trên các báo cáo. Bảo trì phương tiện có hóa đơn. Bảng lương rất dễ tính toán. Theo dõi vị trí thủ công thì khác.

Chi phí của nó hiếm khi xuất hiện dưới dạng một khoản chi phí riêng biệt. Thay vào đó, chúng thể hiện qua năng suất thấp hơn, quyết định điều phối chậm hơn, công việc dịch vụ khách hàng bổ sung, tiêu thụ nhiên liệu không cần thiết và bỏ lỡ các cơ hội giao hàng.

Vì chi phí này được phân bổ cho nhiều bộ phận, nhiều doanh nghiệp đánh giá thấp tác động của nó.

1. Giờ công lao động dư thừa

Hãy xem xét một điều phối viên logistics chịu trách nhiệm theo dõi 30 tài xế.

Nếu họ dành chỉ năm phút cho mỗi tài xế để cập nhật vị trí mỗi ngày, con số đó tương đương với:

• 150 phút mỗi ngày
• Hơn 12 giờ mỗi tuần
• Hơn 600 giờ mỗi năm

Đó là hàng trăm giờ dành cho việc thu thập thông tin lẽ ra có thể tự động có sẵn.

2. Chi phí quản lý hành chính

Theo dõi thủ công tạo ra công việc trùng lặp.

Thông tin vị trí thường được ghi lại nhiều lần:

• Ghi chú của tài xế
• Bảng tính của điều phối viên
• Hồ sơ khách hàng
• Báo cáo giao hàng

Cùng một thông tin được chuyển qua lại giữa các hệ thống nhiều lần.

Mỗi lần chuyển đổi đều làm tăng nguy cơ sai sót.

3. Chi phí nhiên liệu cao hơn

Nếu không có khả năng hiển thị theo thời gian thực, việc tối ưu hóa tuyến đường sẽ trở nên khó khăn.

Tài xế có thể:

• Đi các tuyến đường dài hơn
• Bỏ lỡ các điểm dừng gần đó
• Quay đầu xe không cần thiết
• Lãng phí nhiên liệu do nhầm lẫn trong điều phối

Chỉ cần thêm vài dặm mỗi ngày cho mỗi phương tiện cũng có thể dẫn đến thiệt hại hàng ngàn đô la mỗi năm.

4. Làm lại và Điều chỉnh

Địa chỉ không chính xác, cập nhật bị bỏ lỡ và thông tin liên lạc bị trì hoãn thường tạo ra các chuyến đi bổ sung.

Mỗi chuyến đi lặp lại làm tăng:

• Chi phí nhiên liệu
• Chi phí nhân công
• Độ hao mòn phương tiện
• Sự thất vọng của khách hàng

Việc theo dõi thủ công làm chậm các hoạt động logistics hàng ngày như thế nào?

Dữ liệu vị trí thúc đẩy gần như mọi quyết định logistics. Khi dữ liệu đó đến muộn hoặc chứa lỗi, các hoạt động sẽ bị chậm lại.

1. Trì hoãn quyết định điều phối

• Người điều phối cần thông tin vị trí hiện tại để phân công công việc hiệu quả.
• Khi các cập nhật đến qua cuộc gọi hoặc tin nhắn, các quyết định sẽ dựa trên thông tin cũ.
• Một tài xế có thể đã đi xa mười dặm vào thời điểm người điều phối nhận được cập nhật.
• Sự chậm trễ đó ảnh hưởng đến việc lập kế hoạch tuyến đường và lên lịch giao hàng.

2. Nút thắt trong giao tiếp

Nhiều đội ngũ logistics hoạt động thông qua các cuộc gọi điện thoại liên tục.

• Tài xế gọi cho người điều phối.
• Người điều phối gọi cho tài xế.
• Dịch vụ khách hàng gọi cho người điều phối.
• Quản lý gọi cho tất cả mọi người.
• Kết quả là quá tải thông tin liên lạc.

Thay vì tập trung vào việc giao hàng, các đội ngũ dành phần lớn thời gian trong ngày để trao đổi các cập nhật trạng thái.

3. Thiếu khả năng hiển thị vị trí

Các nhà quản lý không thể quản lý hiệu quả những gì họ không thể nhìn thấy.

Nếu không có tính năng theo dõi trực tiếp, việc trả lời những câu hỏi đơn giản sẽ trở nên khó khăn:

• Tài xế nào đang ở gần nhất?
• Kỹ thuật viên đã đến nơi chưa?
• Việc giao hàng đã hoàn tất chưa?
• Những địa điểm nào vẫn chưa hoàn thành?

Những câu hỏi đó chỉ nên mất vài giây để trả lời. Các hệ thống thủ công thường đòi hỏi phải thực hiện nhiều cuộc gọi điện thoại.

Tác động đến dịch vụ khách hàng mà ít ai nhắc đến

Khách hàng mong đợi thông tin giao hàng chính xác.

• Họ muốn được cập nhật.
• Họ muốn biết thời gian dự kiến đến nơi.
• Họ muốn tin tưởng rằng lô hàng của mình đang được vận chuyển đúng kế hoạch.
• Việc theo dõi thủ công khiến những kỳ vọng đó trở nên khó đáp ứng.

1. Giao hàng thất bại

• Một ghi chú địa chỉ sai hoặc cập nhật vị trí bị chậm trễ có thể dẫn đến các lần giao hàng không thành công.
• Chi phí không chỉ dừng lại ở một lần giao hàng.
• Khách hàng mất niềm tin.
• Khả năng có đơn hàng trong tương lai sẽ giảm đi.

2. Khả năng hiển thị trạng thái kém

Các đội ngũ dịch vụ khách hàng thường gặp khó khăn trong việc cung cấp thông tin cập nhật chính xác vì họ thiếu thông tin hiện tại.

Khi khách hàng nghe thấy:

• “Để tôi gọi cho tài xế và kiểm tra,” điều đó báo hiệu một vấn đề về khả năng hiển thị thông tin.

Các hoạt động logistics hiện đại nên cung cấp câu trả lời ngay lập tức.

3. Tổn hại danh tiếng thương hiệu

• Một lần giao hàng trễ có thể được tha thứ.
• Sự chậm trễ lặp đi lặp lại tạo ra vấn đề về danh tiếng.

Các đánh giá trực tuyến, khiếu nại của khách hàng và việc mất đi các lượt giới thiệu có thể trở thành chi phí lớn hơn nhiều so với vấn đề giao hàng ban đầu.

Năng suất nhân viên sụt giảm nhanh chóng

Tài xế và nhân viên hiện trường nên tập trung vào việc hoàn thành nhiệm vụ. Việc theo dõi vị trí thủ công gây ra sự xao nhãng.

1. Thời gian dành cho việc báo cáo thay vì làm việc

Nhiều nhân viên hiện trường phải dừng lại nhiều lần mỗi ngày để:

• Báo cáo vị trí
• Gửi tin nhắn
• Cập nhật bảng tính
• Xác nhận chuyến thăm

Những hoạt động đó không mang lại giá trị trực tiếp cho khách hàng.

2. Thiếu trách nhiệm giải trình

Nếu không có xác minh vị trí, các nhà quản lý thường gặp khó khăn trong việc xác nhận:

• Các chuyến thăm địa điểm
• Thời gian đến
• Hoàn thành công việc
• Tuân thủ lộ trình

Điều này tạo ra sự không chắc chắn trong toàn bộ tổ chức.

3. Đo lường hiệu suất hạn chế

• Việc đo lường năng suất trở nên khó khăn khi hồ sơ không đầy đủ.
• Doanh nghiệp không thể cải thiện quy trình nếu thiếu dữ liệu vận hành chính xác.

Rủi ro về tuân thủ và báo cáo

Hồ sơ vị trí ngày càng quan trọng đối với việc báo cáo và trách nhiệm giải trình. Các hệ thống thủ công thường tạo ra những lỗ hổng trong tài liệu.

1. Thiếu bằng chứng về chuyến thăm

Khách hàng khẳng định kỹ thuật viên chưa bao giờ đến.

Làm thế nào để bạn xác minh chuyến thăm đó?

Nếu tài liệu phụ thuộc vào ghi chú viết tay hoặc báo cáo thủ công, việc chứng minh chuyến thăm sẽ trở nên khó khăn.

2. Hồ sơ lịch sử không đầy đủ

Nhiều doanh nghiệp cần truy cập vào thông tin vị trí lịch sử.

Các ví dụ bao gồm:

• Tranh chấp với khách hàng
• Kiểm toán nội bộ
• Đánh giá tuân thủ
• Đánh giá hiệu suất

Các hệ thống thủ công thường khiến việc tìm kiếm hồ sơ lịch sử trở nên khó khăn.

3. Chậm trễ trong báo cáo

Việc tạo báo cáo từ bảng tính và hồ sơ giấy tốn rất nhiều thời gian.

Các nhà quản lý có thể mất hàng giờ để thu thập thông tin trước khi đưa ra những thông tin chi tiết có ý nghĩa.

Theo dõi thủ công so với theo dõi vị trí tự động

Dữ liệu vị trí thúc đẩy gần như mọi quyết định về logistics.

Sự khác biệt lớn nhất giữa theo dõi thủ công và tự động không nằm ở bản thân công nghệ. Đó là chất lượng và tốc độ thông tin có sẵn cho điều phối viên, nhà quản lý và các đội ngũ hiện trường.

Khi dữ liệu vị trí đến muộn, các quyết định sẽ dựa trên nơi tài xế đã ở thay vì nơi họ đang ở hiện tại.

Khoảng cách đó tạo ra những sự chậm trễ nhân lên trong suốt cả ngày.

Lợi thế lớn nhất không chỉ là hiệu quả.

Đó chính là khả năng hiển thị.

Khi các nhà quản lý có thể nhìn thấy hoạt động theo thời gian thực, họ sẽ đưa ra quyết định tốt hơn.

Nhiều doanh nghiệp ngần ngại hiện đại hóa vì việc theo dõi thủ công đã trở nên quen thuộc. Thực tế là cả hai phương pháp đều có những ưu điểm và hạn chế riêng.

1. Ưu điểm của theo dõi thủ công

• Chi phí đầu tư ban đầu tối thiểu
• Quy trình quen thuộc với nhân viên
• Không cần thiết lập phần mềm

2. Hạn chế của theo dõi thủ công

• Khối lượng công việc hành chính cao hơn
• Rủi ro sai sót do con người cao hơn
• Ra quyết định chậm trễ
• Khả năng hiển thị hoạt động hạn chế
• Quy trình báo cáo khó khăn
• Khả năng mở rộng kém khi hoạt động phát triển

1. Ưu điểm của theo dõi tự động

• Hiển thị vị trí theo thời gian thực
• Quyết định điều phối nhanh hơn
• Quản lý lộ trình tốt hơn
• Trách nhiệm giải trình mạnh mẽ hơn
• Báo cáo chính xác
• Cải thiện trải nghiệm khách hàng

2. Hạn chế của theo dõi tự động

• Nỗ lực triển khai ban đầu
• Yêu cầu đào tạo nhân viên
• Điều chỉnh quy trình trong quá trình triển khai

Đối với các doanh nghiệp logistics đang phát triển, những lợi ích vận hành lâu dài thường vượt xa nỗ lực chuyển đổi trong ngắn hạn.

Location CRM loại bỏ các chi phí logistics ẩn như thế nào?

Nhiều doanh nghiệp logistics đã có sẵn tài xế, điều phối viên và quy trình làm việc.

Điều họ còn thiếu là một hệ thống tập trung kết nối các địa điểm, nhiệm vụ và hoạt động tại hiện trường.

Location CRM giải quyết vấn đề này thông qua quản lý vận hành dựa trên vị trí. Nó kết hợp theo dõi vị trí, phân công nhiệm vụ, báo cáo và khả năng hiển thị lực lượng lao động tại hiện trường trong một nền tảng duy nhất.

1. Khả năng hiển thị vị trí theo thời gian thực

Nhân viên hiện trường có thể truy cập các địa điểm được chỉ định trực tiếp từ ứng dụng di động.

Người quản lý có được cái nhìn trực quan về các hoạt động liên quan đến địa điểm mà không cần chờ đợi cập nhật thủ công.

2. Phân công nhiệm vụ dựa trên vị trí

Các nhiệm vụ có thể được liên kết trực tiếp với các địa điểm.

Nhân viên nhận được:

• Các địa điểm được chỉ định
• Chi tiết nhiệm vụ
• Yêu cầu về trạng thái
• Hỗ trợ điều hướng

Điều này giúp giảm bớt sự nhầm lẫn và cải thiện độ chính xác khi thực hiện.

3. Xác minh vị trí bằng GPS

Một trong những thách thức lớn nhất trong logistics là chứng minh công việc đã diễn ra tại đúng địa điểm.

Location CRM cung cấp tính năng xác minh vị trí dựa trên GPS với dấu thời gian xác nhận các chuyến thăm địa điểm và hoàn thành nhiệm vụ.

4. Hồ sơ Check-In và Check-Out

Người quản lý có thể xác minh:

• Thời gian đến
• Thời gian rời đi
• Thời lượng chuyến thăm
• Lịch sử hoàn thành nhiệm vụ

Những hồ sơ này tạo ra trách nhiệm giải trình mạnh mẽ hơn trong suốt quá trình vận hành.

5. Lịch sử hoạt động và báo cáo

Mọi cập nhật, thay đổi nhiệm vụ và tương tác vị trí đều được lưu trữ trong nhật ký lịch sử tập trung.

Người quản lý có quyền truy cập vào:

• Báo cáo địa điểm
• Báo cáo nhiệm vụ
• Lịch sử hoạt động của người dùng
• Thông tin chi tiết về hiệu suất

Thay vì mất hàng giờ để tổng hợp báo cáo, thông tin sẽ có sẵn ngay lập tức.

6. Đồng bộ hóa thời gian thực

• Các cập nhật được đồng bộ hóa tự động giữa nhân viên hiện trường và đội ngũ quản lý.
• Mọi người đều làm việc dựa trên cùng một thông tin.
• Không cần cập nhật bảng tính.
• Không còn sự chậm trễ trong báo cáo thủ công.
• Không còn nhầm lẫn.

Lợi ích kinh doanh của việc theo dõi vị trí tự động

Phần mềm theo dõi vị trí mang lại nhiều giá trị hơn là chỉ hiển thị vị trí. Nó cải thiện cách con người, nhiệm vụ và hoạt động phối hợp với nhau.

Những cải tiến này trở nên giá trị hơn nữa khi kết hợp với các tính năng phân công nhiệm vụ, xác minh vị trí, báo cáo và lịch sử hoạt động có sẵn trong Location CRM.

Các kịch bản theo dõi logistics trong thế giới thực

Giá trị của việc theo dõi vị trí tự động trở nên dễ hiểu hơn khi được xem xét qua các tình huống vận hành thực tế.

1. Hoạt động giao hàng chặng cuối

Tài xế nhận địa điểm được chỉ định và chi tiết công việc trực tiếp thông qua ứng dụng di động. Các nhà quản lý có được cái nhìn tổng quan về tiến độ giao hàng mà không cần phải thực hiện các cuộc gọi điện thoại liên tục.

2. Tuyến đường phân phối kho bãi

Các đội ngũ phân phối thường xuyên di chuyển hàng tồn kho giữa các kho hàng, trung tâm hoàn thiện đơn hàng và địa điểm của khách hàng. Khả năng hiển thị theo thời gian thực giúp phối hợp các hoạt động di chuyển này hiệu quả hơn.

3. Hậu cần dịch vụ hiện trường

Kỹ thuật viên có thể nhận điều hướng liên kết với nhiệm vụ, địa điểm được chỉ định và hướng dẫn công việc trong một nền tảng duy nhất. Việc xác minh vị trí giúp xác nhận rằng các chuyến thăm đã diễn ra tại đúng địa điểm.

4. Hoạt động vận tải đa khu vực

Khi các doanh nghiệp logistics mở rộng sang các vùng lãnh thổ mới, việc theo dõi hoạt động trở nên ngày càng khó khăn. Báo cáo tập trung và cập nhật đồng bộ giúp các nhà quản lý duy trì khả năng hiển thị trên nhiều khu vực dịch vụ.

Các bước để từ bỏ việc theo dõi thủ công

Việc chuyển đổi không nhất thiết phải diễn ra trong một đêm. Một cách tiếp cận thực tế sẽ mang lại hiệu quả tốt nhất.

Bước 1: Xác định các nút thắt hiện tại

• Xem xét cách thông tin vị trí hiện đang luân chuyển trong doanh nghiệp.
• Tìm kiếm các sự chậm trễ, công việc trùng lặp và khoảng cách trong giao tiếp.

Bước 2: Tính toán các chi phí ẩn

Ước tính:

• Số giờ dành cho việc thu thập cập nhật
• Nhiên liệu lãng phí do thiếu hiệu quả
• Chi phí cho các đơn hàng bị bỏ lỡ
• Chi phí nhân công hành chính

Nhiều doanh nghiệp ngạc nhiên trước tổng số chi phí này.

Bước 3: Bắt đầu với một chương trình thí điểm

• Tránh thay đổi mọi quy trình làm việc cùng một lúc.
• Bắt đầu với một nhóm nhỏ tài xế, kỹ thuật viên hoặc nhân viên hiện trường. Một chương trình thí điểm ngắn hạn giúp xác định nhu cầu đào tạo, các lỗ hổng quy trình và thách thức trong việc áp dụng trước khi mở rộng ra toàn bộ tổ chức.

Bước 4: Tập trung vào việc áp dụng

• Công nghệ đơn thuần không giải quyết được các vấn đề theo dõi.
• Nhân viên cần được đào tạo rõ ràng và các ví dụ thực tế cho thấy việc theo dõi tự động giúp giảm báo cáo thủ công, đơn giản hóa các công việc hàng ngày và cải thiện giao tiếp như thế nào.
• Việc áp dụng mạnh mẽ thường quyết định liệu một quá trình triển khai có thành công hay không.

Bước 5: Đo lường kết quả

Theo dõi các cải tiến về:

• Thời gian giao hàng
• Hiệu quả lao động
• Sự hài lòng của khách hàng
• Tỷ lệ hoàn thành công việc

Hầu hết các doanh nghiệp đều thấy những lợi ích đo lường được trong vài tháng đầu tiên.

Chi phí thực sự nằm ở việc duy trì phương thức thủ công

Theo dõi vị trí thủ công thường có vẻ miễn phí vì các doanh nghiệp đã có sẵn bảng tính, điện thoại và ứng dụng nhắn tin. Thực tế lại rất khác biệt.

Chi phí thể hiện qua số giờ lao động lãng phí, giao hàng bị bỏ lỡ, chậm trễ trong giao tiếp, khiếu nại của khách hàng, chi phí nhiên liệu và mất đi các cơ hội kinh doanh. Khi hoạt động logistics phát triển, những chi phí đó cũng tăng theo.

Theo dõi vị trí, quản lý công việc, xác minh GPS, lịch sử hoạt động và đồng bộ hóa thời gian thực đã có sẵn thông qua Location CRM. Công nghệ đã tồn tại. Các quy trình làm việc đã được kiểm chứng. Khả năng hiển thị đã sẵn sàng.

Câu hỏi không còn là liệu các công ty logistics có cần theo dõi vị trí tự động hay không. Câu hỏi là họ còn có thể đủ khả năng vận hành mà không có nó trong bao lâu nữa.

Câu hỏi thường gặp