CRM για εταιρείες μετακομίσεων έναντι υπολογιστικών φύλλων: Γιατί ήρθε η ώρα να κάνετε την αλλαγή

Οι περισσότερες μεταφορικές εταιρείες εξακολουθούν να παρακολουθούν τις εργασίες πεδίου σε υπολογιστικά φύλλα. Η μετάβαση σε ένα CRM για μεταφορικές εταιρείες επιλύει το ένα πρόβλημα που τα υπολογιστικά φύλλα δεν θα λύσουν ποτέ: η ομάδα σας στο πεδίο έχει λάθος διεύθυνση, ο διευθυντής δεν έχει ιδέα πού βρίσκεται το πλήρωμα και κανείς δεν έχει ενημερώσει το κοινόχρηστο αρχείο από την Τρίτη. Εάν ο υπεύθυνος αποστολής σας κάνει δέκα κλήσεις την ημέρα μόνο και μόνο για να λάβει ενημερώσεις κατάστασης, αυτό δεν είναι πρόβλημα ροής εργασίας. Είναι πρόβλημα εργαλείων. Αυτό το άρθρο αναλύει ακριβώς πού σταματούν να λειτουργούν τα υπολογιστικά φύλλα, τι κάνει διαφορετικά ένα CRM πεδίου βασισμένο στην τοποθεσία και πώς να κάνετε τη μετάβαση χωρίς να διαταράξετε τις λειτουργίες σας.

Γιατί οι περισσότερες μεταφορικές επιχειρήσεις ξεκινούν με υπολογιστικά φύλλα;

Οι περισσότερες μεταφορικές επιχειρήσεις ξεκινούν με υπολογιστικά φύλλα επειδή είναι δωρεάν, οικεία και γρήγορα στη ρύθμιση. Για μικρές ομάδες που διαχειρίζονται περιορισμένο αριθμό εργασιών, τα υπολογιστικά φύλλα είναι συχνά αρκετά για τη διαχείριση προγραμμάτων, στοιχείων πελατών και καθημερινών λειτουργιών χωρίς επένδυση σε εξειδικευμένο λογισμικό.

Όταν διευθύνετε μια επιχείρηση με δύο φορτηγά και γνωρίζετε κάθε πελάτη με το όνομά του, ένα κοινόχρηστο Google Sheet κάνει τη δουλειά. Δεν κοστίζει τίποτα. Όλοι ξέρουν πώς να το χρησιμοποιούν. Το ρυθμίζετε σε ένα απόγευμα και λειτουργεί αρκετά καλά ώστε να μην το αμφισβητήσετε για τα επόμενα δύο χρόνια.

Αυτή είναι η ειλικρινής αλήθεια για τα υπολογιστικά φύλλα. Δεν είναι κακά εργαλεία. Είναι απλώς το λάθος εργαλείο μόλις η επιχείρησή σας ξεπεράσει ένα ορισμένο σημείο. Σύμφωνα με την έκθεση State of Sales της Salesforce, το 16% της μέσης εβδομάδας εργασίας αναλώνεται στη χειροκίνητη εισαγωγή δεδομένων, συμβάλλοντας στο γεγονός ότι το 60% του χρόνου τους δαπανάται σε δραστηριότητες που δεν αφορούν πωλήσεις. Για τις ομάδες μετακόμισης, αυτό το πρόβλημα είναι ακόμη χειρότερο επειδή τα δεδομένα δεν είναι μόνο ονόματα πελατών. Είναι διευθύνσεις εργασίας, αναθέσεις πληρωμάτων, διαθεσιμότητα φορτηγών, χρονικά παράθυρα και σημειώσεις συγκεκριμένες για την τοποθεσία που πρέπει να φτάσουν στο σωστό άτομο πριν φύγει το φορτηγό.

Δωρεάν, οικεία και γρήγορα στη ρύθμιση από την πρώτη μέρα

Υπάρχει λόγος που τα υπολογιστικά φύλλα επιβιώνουν τόσο πολύ σε αυτόν τον κλάδο. Η καμπύλη εκμάθησης είναι ουσιαστικά μηδενική. Το προσωπικό γραφείου σας γνωρίζει ήδη Excel ή Google Sheets. Οι οδηγοί σας δεν χρειάζονται καμία εφαρμογή. Ξεκινάτε να παρακολουθείτε εργασίες σε γραμμές και στήλες, λειτουργεί σε χαμηλό όγκο και κανείς δεν παραπονιέται.

Το κόστος είναι το άλλο μεγάλο ζήτημα. Το λογισμικό διαχείρισης πεδίου για μεταφορικές εταιρείες έχει μηνιαία συνδρομή. Τα υπολογιστικά φύλλα όχι. Όταν οι ταμειακές ροές είναι περιορισμένες, το δωρεάν κερδίζει. Αυτή είναι μια πραγματική επιχειρηματική απόφαση, όχι κακή.

Πότε τα υπολογιστικά φύλλα είναι όντως εντάξει για την ομάδα σας;

Τα υπολογιστικά φύλλα είναι εντάξει αν διαχειρίζεστε λιγότερες από 15 εργασίες το μήνα με μια ομάδα δύο ή τριών ατόμων. Σε αυτόν τον όγκο, ένα άτομο μπορεί να έχει το μεγαλύτερο μέρος της λειτουργίας στο μυαλό του. Γίνονται ενημερώσεις. Τα λάθη εντοπίζονται. Το σύστημα λειτουργεί επειδή η ομάδα είναι αρκετά μικρή ώστε η επικοινωνία να γίνεται φυσικά.

Αλλά μόλις προσθέσετε ένα δεύτερο πλήρωμα, ή ένα τρίτο, ή αρχίσετε να έχετε πάνω από 30 εργασίες το μήνα, τα προβλήματα εμφανίζονται γρήγορα.

Το πρόβλημα των λειτουργιών μετακόμισης που τα υπολογιστικά φύλλα δεν μπορούν να λύσουν

Ορίστε κάτι για το οποίο κανείς δεν μιλάει στις συγκρίσεις υπολογιστικών φύλλων έναντι CRM για μεταφορείς. Τα περισσότερα είναι γραμμένα για ομάδες πωλήσεων σε εργασίες γραφείου. Οι μεταφορικές εταιρείες είναι διαφορετικές. Οι άνθρωποί σας είναι στο πεδίο όλη μέρα. Είναι σε φορτηγά, σε διευθύνσεις παραλαβής, φορτώνουν φορτηγά στη ζέστη. Δεν έχουν χρόνο να καλέσουν το γραφείο και να ζητήσουν το PIN παράδοσης ή τον κωδικό πύλης του πελάτη.

Αυτό είναι ένα πρόβλημα λειτουργιών πεδίου. Και τα υπολογιστικά φύλλα δεν κατασκευάστηκαν ποτέ για αυτό.

Οι λάθος διευθύνσεις και οι χαμένες τοποθεσίες κοστίζουν πραγματικές εργασίες

Οι συντεταγμένες GPS δεν είναι το ίδιο με μια διεύθυνση δρόμου. Όποιος έχει εργαστεί σε λειτουργίες πεδίου το γνωρίζει αυτό. Ένας πελάτης γράφει “123 Oak Street, Unit 4B” και ο οδηγός σας φτάνει στην 123 Oak Street και δεν μπορεί να βρει τη μονάδα 4B επειδή η είσοδος του κτιρίου είναι από την πίσω πλευρά. Ο πελάτης απογοητεύεται. Η εργασία καθυστερεί. Η επόμενη εργασία μετατίθεται.

Μια εφαρμογή παρακολούθησης προσωπικού πεδίου μεταφορικής εταιρείας που αποθηκεύει τοποθεσίες με καρφίτσες GPS αλλάζει αυτό το δεδομένο εντελώς. Αντί να πλοηγείται από μια πληκτρολογημένη διεύθυνση, η ομάδα σας πλοηγείται στο ακριβές αποθηκευμένο σημείο, είτε πρόκειται για την αποβάθρα φόρτωσης, την πίσω είσοδο ή την αποθήκη μέσα σε ένα συγκρότημα.

Ενημερώσεις εργασιών που ζουν σε μηνύματα, σημειώσεις και κλήσεις

Υπάρχει επίσης το πρόβλημα της τεκμηρίωσης. Όταν μια εργασία ολοκληρώνεται, πού ζουν αυτές οι πληροφορίες; Στις περισσότερες ρυθμίσεις υπολογιστικών φύλλων, ζουν σε ένα μήνυμα κειμένου προς τον διευθυντή, μια σημείωση στο τηλέφωνο κάποιου και ίσως μια ενημέρωση γραμμής που συμβαίνει ώρες αργότερα. Μέχρι να καταγραφεί, η λεπτομέρεια έχει χαθεί κατά το ήμισυ.

Με το λογισμικό εργασιών μεταφορικής εταιρείας και διαχείρισης τοποθεσίας, ο εργαζόμενος στο πεδίο επισημαίνει την εργασία ως ολοκληρωμένη επί τόπου. Η χρονική σήμανση είναι αυτόματη. Η τοποθεσία GPS καταγράφεται. Ο διευθυντής βλέπει να συμβαίνει σε πραγματικό χρόνο. Δεν χρειάζεται να θυμάται τίποτα ή να κάνει κλήσεις.

Τι προσφέρει ένα CRM βασισμένο στην τοποθεσία στις ομάδες μετακόμισης;

Ένα CRM για μεταφορικές εταιρείες δίνει στους υπεύθυνους αποστολής και τα πληρώματα πεδίου ένα μέρος για να διαχειρίζονται εργασίες, τοποθεσίες και ενημερώσεις. Εδώ εμφανίζεται η εφαρμογή παρακολούθησης GPS για ομάδες μετακόμισης στις καθημερινές λειτουργίες. Δεν πρόκειται για φανταχτερούς πίνακες ελέγχου ή αναφορές στελεχών. Πρόκειται για λιγότερες τηλεφωνικές κλήσεις και λιγότερα λάθη την ημέρα της μετακόμισης.

1. Αποθηκεύει ακριβείς τοποθεσίες παραλαβής και παράδοσης με καρφίτσες GPS

Κάθε τοποθεσία εργασίας αποθηκεύεται ως σημείο GPS, όχι μόνο ως διεύθυνση δρόμου. Το πλήρωμά σας ανοίγει την εφαρμογή, πατάει την τοποθεσία και ο χάρτης τους οδηγεί ακριβώς εκεί. Εάν η τοποθεσία έχει συγκεκριμένο σημείο εισόδου, κωδικό πύλης ή σημείωση για το πού να σταθμεύσει το φορτηγό, αυτές οι πληροφορίες επισυνάπτονται στην καρφίτσα. Δεν χρειάζεται να καλέσουν κανέναν για να μάθουν.

Αυτό είναι το μοναδικό πράγμα που κάνει ένα CRM για μικρές λειτουργίες μεταφορικών εταιρειών να αξίζει κάθε σεντ της συνδρομής. Εξαλείφει το πιο κοινό λάθος πεδίου πριν καν συμβεί.

2. Αναθέτει και παρακολουθεί εργασίες πεδίου από έναν πίνακα ελέγχου

Οι διευθυντές αναθέτουν εργασίες από το γραφείο. Κάθε ανάθεση περιλαμβάνει την καρφίτσα τοποθεσίας, τις λεπτομέρειες εργασίας και τον χρόνο. Ο εργαζόμενος στο πεδίο βλέπει τη λίστα εργασιών του στην εφαρμογή. Όταν φτάνουν, κάνουν check-in. Όταν τελειώνουν, την επισημαίνουν ως ολοκληρωμένη. Ο διευθυντής βλέπει όλα αυτά να συμβαίνουν ζωντανά χωρίς να σηκώσει το τηλέφωνο.

3. Αυτόματη καταγραφή ώρας επίσκεψης, τοποθεσίας και χρονοδιαγράμματος διαδρομής

Κάθε επίσκεψη σε τοποθεσία δημιουργεί ένα αρχείο. Την ώρα που έφτασε το συνεργείο, τις συντεταγμένες GPS, την ώρα που έφυγε. Αυτό αποτελεί ένα πλήρες χρονοδιάγραμμα διαδρομής που δημιουργείται αυτόματα. Κανείς δεν χρειάζεται να συμπληρώσει φόρμα ή να θυμάται να ενημερώσει ένα φύλλο εργασίας.

Αυτό είναι στην πραγματικότητα πιο χρήσιμο από όσο ακούγεται αρχικά. Όταν ένας πελάτης λέει ότι το συνεργείο άργησε, έχετε ένα αρχείο καταγραφής GPS που δείχνει ακριβώς πότε έφτασαν. Όταν κάποιος αμφισβητεί αν έγινε μια παράδοση, το αρχείο είναι ακριβώς εκεί.

4. Βελτιστοποίηση διαδρομών για πολλαπλές στάσεις σε ένα δρομολόγιο

Τα ομαδικά δρομολόγια είναι ο τομέας όπου πολλές μεταφορικές εταιρείες χάνουν χρόνο χωρίς να το συνειδητοποιούν. Αν ένα συνεργείο έχει τρεις παραλαβές στην πόλη, η σειρά με την οποία τις επισκέπτονται έχει μεγάλη σημασία. Ένα λογισμικό διαχείρισης εργασιών πεδίου για μεταφορικές εταιρείες που χαρτογραφεί την πιο αποτελεσματική σειρά εξοικονομεί καύσιμα και επιτρέπει στο συνεργείο να επιστρέψει σπίτι νωρίτερα. Ο σχεδιασμός γίνεται πριν φύγουν, όχι ενώ οδηγούν και αποσπάται η προσοχή τους.

Τι κοστίζουν πραγματικά τα υπολογιστικά φύλλα στη μεταφορική σας επιχείρηση;

Οι περισσότεροι ιδιοκτήτες μεταφορικών εταιρειών πιστεύουν ότι τα υπολογιστικά φύλλα είναι δωρεάν. Δεν είναι. Το εργαλείο καθαυτό είναι δωρεάν. Ο τρόπος που χρησιμοποιείται είναι ακριβός. Κάθε ώρα που το προσωπικό γραφείου ξοδεύει κυνηγώντας ενημερώσεις, διορθώνοντας αντικατασταθείσες σειρές και καλώντας τους οδηγούς για ελέγχους τοποθεσίας είναι μια ώρα που πληρώνετε. Αυτό το κόστος δεν εμφανίζεται σε κανένα τιμολόγιο, κάτι που είναι ακριβώς ο λόγος που οι περισσότερες ομάδες δεν το υπολογίζουν ποτέ.

Οι ώρες διοίκησης που ξοδεύει η ομάδα σας σε κλήσεις συντονισμού

Σκεφτείτε μια συνηθισμένη Τρίτη. Πόσες κλήσεις κάνει το προσωπικό του γραφείου σας μόνο και μόνο για να πάρει μια ενημέρωση κατάστασης για τις ενεργές εργασίες; Πόσο χρόνο ξοδεύει ένας υπεύθυνος δρομολόγησης ψάχνοντας σε σειρές για να βρει ποιο συνεργείο είναι πιο κοντά σε ένα νέο αίτημα εργασίας;

Μια μελέτη της McKinsey για την παραγωγικότητα στον χώρο εργασίας διαπίστωσε ότι οι εργαζόμενοι ξοδεύουν κατά μέσο όρο το 20% της εβδομάδας τους αναζητώντας πληροφορίες ή εντοπίζοντας συναδέλφους. Για μια μεταφορική επιχείρηση που λειτουργεί με υπολογιστικά φύλλα, αυτός ο αριθμός είναι πιθανώς υψηλότερος, επειδή οι πληροφορίες είναι πάντα διασκορπισμένες σε πολλαπλά αρχεία, εισερχόμενα και συνομιλίες. Αυτός είναι χρόνος που η ομάδα σας θα μπορούσε να ξοδέψει σε πραγματική εργασία. Προστίθεται σε πραγματικά χρήματα κάθε εβδομάδα.

Αναποτελεσματικότητα διαδρομών και ο λογαριασμός καυσίμων που κανείς δεν παρακολουθεί

Ορίστε ένα έξοδο που σπάνια επισημαίνεται. Όταν το συνεργείο σας οδηγεί από την εργασία Α στην εργασία Β, ακολουθεί την πιο αποτελεσματική διαδρομή; Πιθανότατα όχι. Ακολουθούν την εφαρμογή GPS τους, βεβαίως, αλλά η σειρά των εργασιών σχεδιάστηκε από κάποιον που κοιτούσε ένα υπολογιστικό φύλλο, όχι από ένα εργαλείο που χαρτογραφεί τη διαδρομή με πολλαπλές στάσεις.

Ορισμένες αναφορές δείχνουν ότι τα καύσιμα και τα λειτουργικά έξοδα είναι από τις κύριες ανησυχίες για τις επιχειρήσεις πεδίου. Ένα εργαλείο διαχείρισης εργασιών και τοποθεσίας για μεταφορικές εταιρείες που σχεδιάζει ομαδικά δρομολόγια στη σειρά μπορεί να μειώσει τον χρόνο οδήγησης και το κόστος καυσίμων χωρίς το συνεργείο σας να αλλάξει ούτε μία συνήθεια. Απλώς ακολουθούν τη διαδρομή που ορίζει το σύστημα.

Το σύγχρονο λογισμικό διαχείρισης πεδίου για μεταφορικές εταιρείες βοηθά τους υπεύθυνους δρομολόγησης να αναθέτουν εργασίες, να παρακολουθούν τα συνεργεία και να μειώνουν τον χειροκίνητο συντονισμό.

CRM για μεταφορείς έναντι υπολογιστικών φύλλων

Δείτε πώς συγκρίνονται οι δύο προσεγγίσεις σε ό,τι έχει πραγματικά σημασία σε μια μεταφορική επιχείρηση.

Αυτή η διαφορά στην επαλήθευση της επίσκεψης από μόνη της αξίζει την προσοχή σας. Τα υπολογιστικά φύλλα δεν σας παρέχουν καμία απόδειξη για το πότε βρισκόταν το συνεργείο σας και πού. Ένα CRM πεδίου το καταγράφει αυτόματα. Για διαφωνίες τιμολόγησης, παράπονα πελατών ή ασφαλιστικά ζητήματα, αυτό το αρχείο έχει μεγαλύτερη σημασία από όσο φαντάζονται οι περισσότεροι.

Ενδείξεις ότι η ομάδα μετακόμισής σας έχει ξεπεράσει τα υπολογιστικά φύλλα

• Ο διαχειριστής σας ξοδεύει περισσότερο από μία ώρα την ημέρα καλώντας τα συνεργεία μόνο και μόνο για να λάβει ενημερώσεις κατάστασης. Αυτός ο χρόνος είναι χαμένος και δεν θα έπρεπε να υφίσταται εξαρχής.
• Δύο άτομα έχουν επεξεργαστεί την ίδια σειρά στο κοινόχρηστο φύλλο σας και τώρα καμία έκδοση δεν είναι σωστή. Αυτό συμβαίνει πιο συχνά από όσο παραδέχεται κανείς ανοιχτά.
• Ένα συνεργείο εμφανίστηκε στη λάθος είσοδο επειδή η διεύθυνση στο φύλλο δεν ήταν αρκετά συγκεκριμένη και ο πελάτης παραπονέθηκε.
• Δεν μπορείτε να γνωρίζετε αυτή τη στιγμή ποιο από τα φορτηγά σας είναι πιο κοντά σε ένα νέο αίτημα εργασίας χωρίς να κάνετε πρώτα ένα τηλεφώνημα.
• Το προσωπικό σας στο πεδίο στέλνει ενημερώσεις εργασίας σε μια ομαδική συνομιλία αντί να τις καταγράφει κάπου. Η ενημέρωση θάβεται κάτω από είκοσι άλλα μηνύματα μέχρι το τέλος της ημέρας.
• Είχατε μια διαφωνία τιμολόγησης και δεν μπορούσατε να αποδείξετε πότε ολοκληρώθηκε μια εργασία επειδή τίποτα δεν είχε χρονική σήμανση.

Αν τρία ή περισσότερα από αυτά σας φαίνονται οικεία, η ομάδα σας έχει ήδη ξεπεράσει τα υπολογιστικά φύλλα. Το ερώτημα είναι μόνο για πόσο καιρό ακόμα θέλετε να πληρώνετε το κόστος της παραμονής σε αυτά.

Η κρυφή παγίδα της ταυτόχρονης χρήσης και των δύο συστημάτων

Είναι το πιο συνηθισμένο λάθος όταν μια μεταφορική εταιρεία αποφασίζει να κάνει τη μετάβαση. Το νέο CRM τίθεται σε λειτουργία, η ομάδα αρχίζει να το χρησιμοποιεί, αλλά το παλιό υπολογιστικό φύλλο παραμένει ανοιχτό «για κάθε ενδεχόμενο». Μέσα σε λίγες μέρες, και τα δύο αρχεία δεν είναι συγχρονισμένα, κανείς δεν εμπιστεύεται κανένα από τα δύο και επιστρέφετε στο μηδέν με διπλάσια σύγχυση.

Δύο αρχεία που αποκλίνουν και κανένα δεν παραμένει ακριβές

Αυτό που συμβαίνει συνήθως είναι το εξής: Η εταιρεία αποκτά ένα CRM. Η ομάδα αρχίζει να το χρησιμοποιεί. Όμως το παλιό υπολογιστικό φύλλο παραμένει ανοιχτό «για κάθε ενδεχόμενο». Κάποιος ενημερώνει μια εργασία στο CRM αλλά ξεχνά να ενημερώσει το υπολογιστικό φύλλο. Κάποιος άλλος ελέγχει το υπολογιστικό φύλλο, βλέπει διαφορετικές πληροφορίες και μπερδεύεται. Τώρα έχετε δύο πηγές αλήθειας, πράγμα που σημαίνει ότι δεν έχετε καμία.

Μέσα σε λίγες εβδομάδες, η ομάδα δεν εμπιστεύεται ακόμα το CRM για τις μεταφορικές εταιρείες και δεν εμπιστεύεται πλήρως ούτε το υπολογιστικό φύλλο. Κάθε απόφαση παίρνει περισσότερο χρόνο επειδή κάποιος πρέπει να διασταυρώσει και τα δύο. Ολόκληρος ο λόγος που αλλάξατε ήταν για να έχετε μια σαφή εικόνα της λειτουργίας σας. Η λειτουργία δύο συστημάτων καταστρέφει εντελώς αυτόν τον σκοπό.

Δεσμευτείτε για την ημερομηνία μετάβασης πριν ξεκινήσετε. Δύο εβδομάδες παράλληλης λειτουργίας είναι εντάξει ως δίχτυ ασφαλείας. Μετά από αυτό, το υπολογιστικό φύλλο πρέπει να αποσυρθεί οριστικά.

Πώς συγκρίνεται το πραγματικό κόστος μήνα με τον μήνα;

Τα υπολογιστικά φύλλα φαίνονται δωρεάν στην επιφάνεια. Δεν είναι. Μόλις προσθέσετε τις ώρες που δαπανήθηκαν σε κλήσεις συντονισμού, χειροκίνητες διορθώσεις δεδομένων, επισκέψεις σε λάθος τοποθεσίες και μη βελτιστοποιημένες διαδρομές, το πραγματικό μηνιαίο κόστος λειτουργίας μιας μεταφορικής επιχείρησης αυξάνεται.

Τι κοστίζουν τα υπολογιστικά φύλλα όταν προσθέτετε τον χρόνο συντονισμού;

Μια μεταφορική εταιρεία που εκτελεί 30 έως 50 εργασίες το μήνα ξοδεύει πιθανώς 10 έως 15 ώρες την εβδομάδα σε κλήσεις συντονισμού, ενημερώσεις κατάστασης και χειροκίνητες διορθώσεις δεδομένων. Ακόμα και με μια μέτρια ωριαία αμοιβή, αυτό σημαίνει χιλιάδες δολάρια την εβδομάδα σε εργατικό δυναμικό, μόνο και μόνο για να διατηρείται το υπολογιστικό φύλλο ακριβές. Μια συνδρομή σε CRM πεδίου κοστίζει ένα κλάσμα αυτού του ποσού. Τα μαθηματικά δεν συγκρίνονται.

Πότε ένα CRM πεδίου αποσβένει το κόστος του για μεταφορικές επιχειρήσεις;

Οι περισσότερες μεταφορικές εταιρείες βλέπουν εξοικονόμηση χρόνου μέσα στις πρώτες δύο έως τέσσερις εβδομάδες, πριν καν κατανοήσουν όλες τις δυνατότητες. Οι κλήσεις συντονισμού μειώνονται. Η σύγχυση σχετικά με τις τοποθεσίες των συνεργείων μειώνεται. Ο δρομολογητής γίνεται πιο καθαρός. Τα κέρδη αποδοτικότητας συσσωρεύονται μέχρι τον δεύτερο ή τρίτο μήνα, καθώς η ομάδα εξοικειώνεται και το σύστημα αρχίζει να κάνει αυτό για το οποίο διαμορφώθηκε.

Η περίοδος απόσβεσης για τις περισσότερες μικρές έως μεσαίες επιχειρήσεις είναι κάτω από 60 ημέρες. Αυτός δεν είναι ένας ισχυρισμός μάρκετινγκ. Είναι αυτό που συμβαίνει όταν σταματάτε να πληρώνετε ανθρώπους για να κάνουν πράγματα που ένα σύστημα μπορεί να διαχειριστεί αυτόματα.

Πώς να μεταβείτε σε ένα CRM για μεταφορείς χωρίς να διαταράξετε τις λειτουργίες σας;

Μπορείτε να μεταβείτε χωρίς να διαταράξετε την καθημερινή εργασία σχεδιάζοντας τη μετάβαση σε στάδια. Ξεκινήστε με καθαρά δεδομένα, μεταφέρετε πρώτα τις ενεργές εργασίες, εκπαιδεύστε την ομάδα σας και μεταβείτε πλήρως στο νέο σύστημα μετά από μια σύντομη περίοδο δοκιμών.

Ελέγξτε και καθαρίστε πρώτα τα δεδομένα τοποθεσίας και εργασιών σας

Πριν μετακινήσετε οτιδήποτε, περάστε από το υπολογιστικό φύλλο και διορθώστε ό,τι είναι προβληματικό. Αφαιρέστε τις διπλότυπες εγγραφές. Τυποποιήστε τον τρόπο με τον οποίο γράφετε τα ονόματα των τοποθεσιών. Ελέγξτε ότι κάθε διεύθυνση είναι σωστή και πλήρης. Καθαρά δεδομένα στην είσοδο σημαίνουν καθαρά δεδομένα στην έξοδο.

Ξεκινήστε με τις πιο ενεργές διαδρομές σας, όχι με ολόκληρο το ιστορικό σας

Μην προσπαθήσετε να μετακινήσετε τα πάντα ταυτόχρονα. Φορτώστε τις τρέχουσες ενεργές εργασίες σας και τις πιο χρησιμοποιούμενες τοποθεσίες στο CRM πρώτα. Χρησιμοποιήστε τα για δύο έως τρεις εβδομάδες. Εξοικειωθείτε με τον τρόπο λειτουργίας του συστήματος πριν προσθέσετε ιστορικά αρχεία. Αυτή η προσέγγιση σάς επιτρέπει να δοκιμάσετε το εργαλείο σε πραγματική, ζωντανή εργασία χωρίς να παρεμβάλλονται παλιά δεδομένα.

Λειτουργήστε και τα δύο για δύο εβδομάδες, μετά δεσμευτείτε για τη μετάβαση

Δύο εβδομάδες λειτουργίας του CRM παράλληλα με το υπολογιστικό φύλλο είναι λογικό. Σας δίνει χρόνο να εντοπίσετε οτιδήποτε δεν μεταφέρθηκε σωστά. Αλλά ορίστε μια αυστηρή ημερομηνία λήξης. Βάλτε την στο ημερολόγιο. Όταν φτάσει αυτή η ημερομηνία, κλείστε το υπολογιστικό φύλλο. Μην το αφήσετε να παραταθεί για άλλον έναν μήνα «για σιγουριά».

Πώς να κάνετε την ομάδα μεταφοράς σας να χρησιμοποιεί πραγματικά την εφαρμογή

Εδώ αποτυγχάνουν πολλές μεταβάσεις. Όχι επειδή το λογισμικό είναι κακό, αλλά επειδή κανείς δεν διαχειρίστηκε την ανθρώπινη πλευρά της αλλαγής.

Το πρόβλημα της υιοθέτησης που οι περισσότεροι ξεχνούν

Η τεχνολογία σπάνια είναι αυτή που καταστρέφει την εφαρμογή ενός λογισμικού. Είναι οι συνήθειες. Το συνεργείο σας έχει μια ρουτίνα. Είναι συνηθισμένοι να στέλνουν μηνύματα στο γραφείο, να ελέγχουν ένα κοινόχρηστο φύλλο, να καλούν για ενημερώσεις. Η αλλαγή αυτής της ρουτίνας απαιτεί κάτι περισσότερο από την απλή εγκατάσταση μιας εφαρμογής στα τηλέφωνά τους. Απαιτεί έναν σαφή λόγο για αλλαγή και κάποιον να απαντά σε ερωτήσεις την πρώτη εβδομάδα.

Τρία πράγματα που κάνουν την υιοθέτηση από την ομάδα να διαρκέσει

• Ορίστε έναν πρωταθλητή CRM. Επιλέξτε ένα άτομο που μαθαίνει το σύστημα πρώτο, απαντά σε ερωτήσεις από το υπόλοιπο συνεργείο και αναφέρει προβλήματα στη διοίκηση με το εργαλείο διαχείρισης εργασιών και τοποθεσιών της μεταφορικής εταιρείας. Αυτό εμποδίζει τον διευθυντή να γίνει το γραφείο υποστήριξης πλήρους απασχόλησης.
• Διαμορφώστε την πρόσβαση βάσει ρόλων πριν από την έναρξη λειτουργίας. Οι οδηγοί σας πρέπει να βλέπουν μόνο τις ανατεθειμένες εργασίες τους για την ημέρα. Οι διευθυντές έχουν την πλήρη εικόνα. Η ρύθμιση αυτού εκ των προτέρων σημαίνει ότι η εφαρμογή φαίνεται απλή και σχετική με όποιον τη χρησιμοποιεί από την πρώτη μέρα.
• Γιορτάστε την πρώτη ορατή νίκη δυνατά. Όταν κάποιος στο συνεργείο εξοικονομεί χρόνο επειδή η καρφίτσα GPS τον οδήγησε ακριβώς σε μια δύσκολη τοποθεσία με την πρώτη προσπάθεια, αναφέρετέ το στη συνομιλία της ομάδας. Αυτού του είδους η ιστορία κάνει περισσότερα για την υιοθέτηση από οποιοδήποτε βίντεο εκπαίδευσης.

Τι να αναζητήσετε σε ένα CRM φτιαγμένο για μεταφορείς;

Δεν είναι κάθε CRM φτιαγμένο για ομάδες πεδίου. Τα περισσότερα είναι φτιαγμένα για ομάδες πωλήσεων που εργάζονται σε υπολογιστές. Πριν δεσμευτείτε σε ένα, βεβαιωθείτε ότι καλύπτει αυτούς τους τρεις τομείς:

• Ακρίβεια GPS με συγχρονισμό εκτός σύνδεσης, ώστε η εφαρμογή να συνεχίζει να λειτουργεί όταν το σήμα πέφτει στο πεδίο
• Πρόσβαση βάσει ρόλων, ώστε οι οδηγοί να βλέπουν μόνο τις εργασίες τους και οι διαχειριστές να έχουν πλήρη εικόνα
• Αναφορές με δυνατότητα εξαγωγής σε μορφές που η διοικητική σας ομάδα μπορεί πραγματικά να ανοίξει και να χρησιμοποιήσει

Πώς το Location CRM ταιριάζει στον τρόπο εργασίας των ομάδων μετακομίσεων;

Το Location CRM είναι σχεδιασμένο γύρω από την πραγματική ροή των εργασιών πεδίου και όχι γύρω από έναν γενικό αγωγό πωλήσεων που κάποιος προσάρμοσε για μεταφορικές εταιρείες.

Οι διαχειριστές αποθηκεύουν τοποθεσίες με καρφίτσωμα GPS, συνοδευόμενες από σημειώσεις, φωτογραφίες και συγκεκριμένες οδηγίες για τον χώρο, απευθείας σε κάθε σημείο. Οι εργασίες ανατίθενται στο προσωπικό πεδίου μαζί με αυτές τις καρφίτσες τοποθεσίας, ώστε το πλήρωμα να έχει όλα όσα χρειάζεται πριν αναχωρήσει από τη βάση. Η λειτουργία ζωντανής παρακολούθησης δείχνει στο γραφείο πού βρίσκεται κάθε μέλος της ομάδας χωρίς να χρειάζεται κανένα τηλεφώνημα.

Ο ομαδικός προγραμματισμός δρομολογίων συνδυάζει πολλαπλούς χώρους εργασίας σε μία βελτιστοποιημένη διαδρομή, μειώνοντας τον χρόνο οδήγησης κατά τη διάρκεια της ημέρας. Κάθε επίσκεψη καταγράφεται αυτόματα με χρονική σήμανση και GPS, δημιουργώντας ένα καθαρό χρονολόγιο διαδρομής για κάθε μέλος του πληρώματος χωρίς χειροκίνητη εισαγωγή. Οι αναφορές μπορούν να εξαχθούν σε μορφή KML, XML, CSV, JSON ή PDF, ανάλογα με τις απαιτήσεις της κατάστασης.

Και ο συγχρονισμός εκτός σύνδεσης λειτουργεί πραγματικά. Το πλήρωμά σας επισημαίνει τις εργασίες ως ολοκληρωμένες στο πεδίο, η εφαρμογή αποθηκεύει τα δεδομένα και τα συγχρονίζει μόλις επανέλθει το σήμα. Καμία απώλεια ενημερώσεων, κανένα κενό στο αρχείο.

Κάθε λάθος διεύθυνση και χαμένη ενημέρωση έχει ένα τίμημα

Τα υπολογιστικά φύλλα δεν σας ειδοποιούν όταν αποτυγχάνουν. Μια σειρά παραμένει εκεί φαινομενικά οργανωμένη, ενώ το πλήρωμά σας κατευθύνεται σε λάθος είσοδο, μια ενημέρωση κατάστασης θάβεται σε μια ομαδική συνομιλία και μια διαφωνία τιμολόγησης δεν έχει χρονική σήμανση για να σας υποστηρίξει.

Κάθε μία από αυτές τις στιγμές κοστίζει κάτι πραγματικό. Χρόνο. Καύσιμα. Την εμπιστοσύνη ενός πελάτη.

Το Location CRM επιλύει αυτές τις προκλήσεις με τοποθεσίες εργασίας καρφιτσωμένες σε GPS, παρακολούθηση πληρώματος σε πραγματικό χρόνο, αυτόματα αρχεία καταγραφής επισκέψεων και βελτιστοποιημένες διαδρομές. Η ομάδα μετακόμισης παραμένει συνδεδεμένη και οργανωμένη χωρίς συνεχή τηλεφωνήματα ή χειροκίνητες παρακολουθήσεις. Κατασκευασμένο ειδικά για επιχειρήσεις μετακομίσεων, όχι για γραφεία.

Συχνές Ερωτήσεις