CRM költöztetőknek kontra táblázatok: Miért jött el a váltás ideje?

A legtöbb költöztető cég még mindig táblázatokban követi a helyszíni munkákat. Egy költöztető cégeknek szánt CRM használata megoldja azt az egy problémát, amire a táblázatok sosem lesznek képesek: a helyszínen dolgozó csapatod rossz címet kap, a diszpécsernek fogalma sincs, hol van a stáb, és kedd óta senki sem frissítette a közös fájlt. Ha a diszpécsere naponta tíz hívást bonyolít le csak azért, hogy állapotfrissítéseket kapjon, az nem munkafolyamat-probléma. Az egy eszközprobléma. Ez a cikk pontosan bemutatja, hol válnak használhatatlanná a táblázatok, miben más egy helyszínalapú terepi CRM, és hogyan válthatsz anélkül, hogy megzavarnád a működésedet.

Miért kezdik a legtöbb költöztető vállalkozások táblázatokkal?

A legtöbb költöztető vállalkozás azért kezdi táblázatokkal, mert azok ingyenesek, ismerősek és gyorsan beállíthatók. A korlátozott számú munkát végző kis csapatok számára a táblázatok gyakran elegendőek az ütemezések, az ügyféladatok és a napi műveletek kezelésére anélkül, hogy dedikált szoftverbe kellene fektetni.

Amikor egy két teherautós vállalkozást vezetsz, és minden ügyfelet névről ismersz, egy megosztott Google Táblázat megteszi a dolgát. Nem kerül semmibe. Mindenki tudja, hogyan kell használni. Egy délután alatt beállítod, és olyan jól működik, hogy a következő két évben fel sem merül benned a kérdés.

Ez az őszinte igazság a táblázatokról. Nem rossz eszközök. Egyszerűen csak a rossz eszközök, amint a vállalkozásod túlnő egy bizonyos ponton. A Salesforce State of Sales jelentése szerint az átlagos munkahetük 16%-át töltik az alkalmazottak adatok manuális bevitelével, ami hozzájárul ahhoz, hogy idejük 60%-át nem értékesítési tevékenységekre fordítják. A költöztető csapatoknál ez a probléma még súlyosabb, mert az adatok nem csak ügyfélnevekből állnak. Munkacímek, csapatszintű beosztások, teherautó-elérhetőség, időablakok és helyszínspecifikus megjegyzések kellenek, amelyeknek el kell jutniuk a megfelelő személyhez, mielőtt a teherautó elindul.

Ingyenes, ismerős és gyorsan beállítható az első naptól kezdve

Megvan az oka annak, hogy a táblázatok ilyen sokáig fennmaradnak ebben az iparágban. A tanulási görbe gyakorlatilag nulla. Az irodai személyzeted már ismeri az Excelt vagy a Google Táblázatokat. A sofőrjeidnek nincs szükségük semmilyen alkalmazásra. Sorokban és oszlopokban kezded követni a munkákat, kis mennyiségben működik, és senki sem panaszkodik.

A költség a másik nagy tényező. A költöztető cégek terepi menedzsment szoftverei havi díjjal járnak. A táblázatok nem. Amikor szűkös a cash flow, az ingyenes megoldás nyer. Ez egy valós üzleti döntés, nem rossz döntés.

Mikor megfelelőek a táblázatok a csapatod számára?

A táblázatok akkor megfelelőek, ha havonta kevesebb mint 15 munkát kezelsz két-három fős csapattal. Ekkora mennyiségnél egy ember a fejében tarthatja a műveletek nagy részét. A frissítések megtörténnek. A hibák kiszűrhetők. A rendszer azért működik, mert a csapat elég kicsi ahhoz, hogy a kommunikáció természetes módon történjen.

De amint hozzáadsz egy második vagy harmadik csapatot, vagy havi 30-nál több munkád lesz, a repedések gyorsan megmutatkoznak.

A költöztetési műveletek problémája, amit a táblázatok nem tudnak megoldani

Íme valami, amiről senki sem beszél ezekben a táblázatok vs. költöztető CRM összehasonlításokban. A legtöbbjüket íróasztal mellett dolgozó értékesítési csapatoknak írták. A költöztető cégek mások. Az embereid egész nap a terepen vannak. Furgonokban ülnek, felvételi címeken vannak, teherautókat pakolnak a hőségben. Nincs idejük felhívni az irodát, hogy megkérdezzék a leadási PIN-kódot vagy az ügyfél kapukódját.

Ez egy terepi műveleti probléma. És a táblázatokat sosem erre építették.

A rossz címek és a kihagyott helyszínek valódi munkákba kerülnek

A GPS-koordináták nem ugyanazok, mint az utcanevek. Aki dolgozott már terepi műveletekben, az tudja ezt. Egy ügyfél azt írja: „Oak utca 123., 4B egység”, a sofőröd pedig megáll az Oak utca 123. előtt, és nem találja a 4B egységet, mert az épület bejárata hátul van. Az ügyfél frusztrált lesz. A munka késik. A következő munka csúszik.

Egy költöztető cégeknek szánt terepi személyzetkövető alkalmazás, amely elmenti a GPS-pontokat, teljesen megváltoztatja ezt. Ahelyett, hogy egy beírt cím alapján navigálnának, a csapatod pontosan a mentett pontra navigál, legyen az a rakodóhely, a hátsó bejárat vagy egy komplexumon belüli raktáregység.

Feladatfrissítések, amelyek szöveges üzenetekben, jegyzetekben és hívásokban élnek

Ott van még a dokumentációs probléma is. Amikor egy munka kész, hol él az információ? A legtöbb táblázatos beállításnál egy a menedzsernek küldött szöveges üzenetben, valakinek a telefonjában lévő jegyzetben, és talán egy sorfrissítésben, ami órákkal később történik meg. Mire rögzítik, a részletek fele már elveszett.

A költöztető cégek feladat- és helyszínkezelő szoftverével a terepi dolgozó a helyszínen jelöli a munkát késznek. Az időbélyegző automatikus. A GPS-helyszín rögzítve van. A menedzser valós időben látja, ahogy ez megtörténik. Semmit sem kell megjegyezni vagy telefonon bejelenteni.

Mit tesz egy helyszínalapú CRM a költöztető csapatokért?

A költöztető cégeknek szánt CRM egyetlen helyet biztosít a diszpécsereknek és a terepi csapatoknak a munkák, helyszínek és frissítések kezelésére. Itt jelenik meg a költöztető csapatoknak szánt GPS-követő alkalmazás a napi műveletekben. Nem a díszes irányítópultokról vagy vezetői jelentésekről van szó. Hanem a kevesebb telefonhívásról és a költözés napján elkövetett kevesebb hibáról.

1. Elmenti a pontos felvételi és leadási helyszíneket GPS-pontokkal

Minden munkahelyszín GPS-pontként kerül mentésre, nem csak utcanévként. A csapatod megnyitja az alkalmazást, megérinti a helyszínt, és a térkép pontosan oda vezeti őket. Ha a helyszínnek van egy konkrét belépési pontja, kapukódja vagy megjegyzése arról, hol parkoljon a teherautó, az az információ a ponthoz van csatolva. Nem kell senkit felhívniuk, hogy kiderítsék.

Ez az az egyetlen dolog, ami miatt a kis költöztető cégek számára a CRM minden centet megér az előfizetési díjból. Megelőzi a leggyakoribb terepi hibát, mielőtt az megtörténne.

2. Egyetlen irányítópultról rendeli hozzá és követi a terepi feladatokat

A menedzserek az irodából osztják ki a munkákat. Minden megbízás tartalmazza a helyszín gombostűt, a munka részleteit és az időzítést. A terepi dolgozó látja a feladatlistáját az alkalmazásban. Amikor megérkeznek, bejelentkeznek. Amikor végeznek, késznek jelölik. A menedzser mindezt élőben látja anélkül, hogy felvenné a telefont.

3. Automatikusan naplózza a látogatási időt, a helyszínt és az utazási idővonalat

Minden helyszíni látogatás rekordot hoz létre. Az időpont, amikor a csapat megérkezett, a GPS-koordináták, az időpont, amikor elmentek. Ez egy teljes utazási idővonal, amely automatikusan épül fel. Senkinek sem kell űrlapot kitöltenie vagy emlékeznie arra, hogy frissítsen egy táblázatot.

Ez valójában hasznosabb, mint elsőre hangzik. Amikor egy ügyfél azt állítja, hogy a csapat késett, rendelkezésére áll egy GPS-napló, amely pontosan mutatja, mikor érkeztek meg. Amikor valaki megkérdőjelezi, hogy megtörtént-e a szállítás, a nyilvántartás azonnal igazolja azt.

4. Optimalizált útvonaltervezés több megállóhoz egy fuvaron belül

A kötegelt fuvarok azok az esetek, ahol sok költöztető cég olyan időt veszít, amiről nem is tud. Ha egy csapatnak három helyszínen kell felvennie rakományt a városban, a látogatások sorrendje sokat számít. Egy költöztető cégeknek szánt terepi menedzsment szoftver, amely feltérképezi a leghatékonyabb sorrendet, üzemanyagot takarít meg, és hamarabb hazaengedi a csapatot. A tervezés még az indulás előtt megtörténik, nem pedig vezetés közben, amikor a sofőrök figyelme elterelődik.

Valójában mennyibe kerülnek a táblázatok a költöztető vállalkozásának?

A legtöbb költöztető cég tulajdonosa azt hiszi, hogy a táblázatok ingyenesek. Pedig nem azok. Maga az eszköz ingyenes, de a használata drága. Minden óra, amit az irodai személyzet frissítések keresésével, felülírt sorok javításával és a sofőrök hívogatásával tölt a helyszín ellenőrzése miatt, olyan óra, amit Ön fizet ki. Ez a költség egyetlen számlán sem jelenik meg, és pontosan ezért van az, hogy a legtöbb csapat soha nem adja össze.

Az adminisztrációs órák, amelyeket a csapata koordinációs hívásokkal tölt

Gondoljon egy átlagos keddre. Hány hívást bonyolít le az irodai személyzete csak azért, hogy állapotfrissítést kapjon az aktív munkákról? Mennyi időt tölt egy diszpécser azzal, hogy sorokat böngészve megtalálja, melyik csapat van a legközelebb egy új munkafeladathoz?

Egy, a munkahelyi termelékenységről szóló McKinsey-tanulmány megállapította, hogy a dolgozók hetük átlagosan 20%-át információkereséssel vagy kollégák felkutatásával töltik. Egy táblázatokkal működő költöztető cégnél ez a szám valószínűleg még magasabb, mivel az információk mindig több fájlban, beérkező üzenetben és beszélgetésben oszlanak meg. Ez az az idő, amit a csapata valódi munkával tölthetne. Ez minden egyes héten valódi pénzösszegekké adódik össze.

Útvonal-hatástalanság és az üzemanyagköltség, amit senki sem követ nyomon

Íme egy kiadás, amit ritkán említenek. Amikor a csapata az A munkától a B munkáig vezet, a leghatékonyabb útvonalat választják? Valószínűleg nem. Követik a GPS-alkalmazásukat, persze, de a munkák sorrendjét valaki egy táblázatot nézve tervezte meg, nem pedig egy olyan eszköz, amely feltérképezi a több megállós útvonalat.

Egyes jelentések szerint az üzemanyag- és működési költségek a terepen dolgozó vállalkozások legfőbb gondjai közé tartoznak. Egy költöztető cégeknek szánt feladat- és helyszínkezelő eszköz, amely sorrendbe állítja a kötegelt fuvarokat, csökkentheti a vezetési időt és az üzemanyagköltségeket anélkül, hogy a csapatának bármilyen szokásán változtatnia kellene. Egyszerűen csak követik a rendszer által beállított útvonalat.

A modern költöztető cégek számára készült terepi menedzsment szoftver segít a diszpécsereknek a munkák kiosztásában, a csapatok nyomon követésében és a kézi koordináció csökkentésében.

CRM költöztetőknek vs. táblázatok

Íme, hogyan viszonyul egymáshoz a két megközelítés azokban a dolgokban, amelyek valóban számítanak egy költöztetési művelet során.

Már önmagában a látogatás-ellenőrzés terén mutatkozó különbség is megérdemli a figyelmet. A táblázatok nem adnak bizonyítékot arra, hogy a csapatod mikor hol járt. Egy terepi CRM automatikusan naplózza ezt. Számlázási viták, ügyfélpanaszok vagy biztosítási kérdések esetén ez a nyilvántartás többet számít, mint azt az emberek gondolnák.

Jelek, hogy a költöztető csapatod kinőtte a táblázatokat

• A vezetőd naponta több mint egy órát tölt azzal, hogy felhívja a csapatokat az állapotfrissítésekért. Ez az idő elvesztegetett, és alapvetően nem is kellene léteznie.
• Két ember ugyanazt a sort szerkesztette a megosztott táblázatban, és most egyik verzió sem helyes. Ez gyakrabban fordul elő, mint ahogy azt bárki nyíltan beismerné.
• Egy csapat a rossz bejárathoz érkezett, mert a táblázatban szereplő cím nem volt elég pontos, és az ügyfél panaszt tett.
• Jelenleg nem tudod megmondani, melyik teherautód van a legközelebb egy új munkakérelemhez anélkül, hogy először telefonálnod kellene.
• A terepi munkatársaid csoportos csevegésben küldik a munkafrissítéseket, ahelyett, hogy bárhol naplóznák azokat. A frissítés a nap végére elvész húsz másik üzenet között.
• Számlázási vitád volt, és nem tudtad bizonyítani, mikor fejeződött be a munka, mert semmi sem volt időbélyegzővel ellátva.

Ha ezek közül három vagy több ismerősen cseng, a csapatod már kinőtte a táblázatokat. A kérdés csak az, meddig akarod még fizetni a táblázatok használatának árát.

A két rendszer egyidejű használatának rejtett csapdája

Ez a leggyakoribb hiba, amikor egy költöztető cég a váltás mellett dönt. Az új CRM elindul, a csapat elkezdi használni, de a régi táblázat „biztos, ami biztos” alapon nyitva marad. Napokon belül mindkét nyilvántartás eltér egymástól, senki sem bízik egyikben sem, és kétszer akkora zűrzavarral térsz vissza a kiindulóponthoz.

Két nyilvántartás, amelyek eltávolodnak egymástól, és egyik sem marad pontos

Általában ez történik: A cég beszerez egy CRM-et. A csapat elkezdi használni. De a régi táblázat „biztos, ami biztos” alapon nyitva marad. Valaki frissít egy munkát a CRM-ben, de elfelejti frissíteni a táblázatot. Valaki más ellenőrzi a táblázatot, eltérő információkat lát, és összezavarodik. Most két igazságforrásod van, ami azt jelenti, hogy valójában nulla.

Néhány héten belül a csapat még nem bízik meg a költöztető cégeknek szánt CRM-ben, és a táblázatban sem bíznak teljesen. Minden döntés tovább tart, mert valakinek mindkettőt össze kell vetnie. Az egész váltás célja az volt, hogy egyértelmű képet kapjon a működéséről. Két rendszer párhuzamos futtatása teljesen meghiúsítja ezt a célt.

Még az indulás előtt határozza meg az átállás dátumát. Két hét párhuzamos futtatás biztonsági hálóként rendben van. Utána a táblázatot végleg le kell cserélni.

Hogyan viszonyulnak egymáshoz a tényleges költségek hónapról hónapra?

A táblázatok első ránézésre ingyenesnek tűnnek. De nem azok. Ha összeadja a koordinációs hívásokra, a kézi adatmódosításokra, a rossz helyszíni kiszállásokra és a nem optimalizált útvonalakra fordított órákat, a költöztetési műveletek tényleges havi költsége növekszik.

Mennyibe kerülnek a táblázatok, ha összeadjuk a koordinációs időt?

Egy havi 30-50 munkát végző költöztető cég valószínűleg heti 10-15 órát tölt koordinációs hívásokkal, állapotfrissítésekkel és kézi adatmódosításokkal. Még egy szerény óradíj mellett is ez heti több ezer dollárnyi munkaerőköltséget jelent, csak azért, hogy a táblázat pontos maradjon. Egy terepi CRM előfizetés ennek csak a töredékébe kerül. A matek nem is kérdéses.

Mikor térül meg egy terepi CRM a költöztető vállalkozások számára?

A legtöbb költöztető cég már az első két-négy hétben időmegtakarítást tapasztal, még mielőtt az összes funkciót kiismernék. A koordinációs hívások száma csökken. A csapat tartózkodási helyével kapcsolatos zavarok megszűnnek. Az útvonaltervezés tisztábbá válik. A hatékonyságnövekedés a második vagy harmadik hónapra összeadódik, ahogy a csapat belejön, és a rendszer elkezdi azt tenni, amire konfigurálták.

A legtöbb kis- és középvállalkozás számára a megtérülési idő 60 nap alatt van. Ez nem marketingfogás. Ez történik, amikor abbahagyja az emberek fizetését olyan dolgokért, amelyeket egy rendszer automatikusan el tud végezni.

Hogyan váltson költöztetőknek szánt CRM-re a működés megzavarása nélkül?

A váltás a napi munka megzavarása nélkül is elvégezhető, ha szakaszokra bontja az átállást. Kezdje tiszta adatokkal, először az aktív munkákat migrálja, képezze ki a csapatát, és egy rövid tesztidőszak után térjen át teljesen az új rendszerre.

Először ellenőrizze és tisztítsa meg a helyszín- és feladatadatait

Mielőtt bármit is áthelyezne, nézze át a táblázatot, és javítsa ki, ami elromlott. Távolítsa el a duplikált bejegyzéseket. Szabványosítsa a helyszínevek írásmódját. Ellenőrizze, hogy minden cím helyes és teljes-e. A tiszta bemeneti adatok tiszta kimeneti adatokat eredményeznek.

A legaktívabb útvonalakkal kezdje, ne a teljes előzményekkel

Ne próbáljon meg mindent egyszerre áthelyezni. Először a jelenlegi aktív munkákat és a leggyakrabban használt helyszíneket töltse be a CRM-be. Használja ezeket két-három hétig. Ismerje meg a rendszer működését, mielőtt hozzáadná a korábbi rekordokat. Ez a megközelítés lehetővé teszi, hogy valódi, élő munkán tesztelje az eszközt anélkül, hogy a régi adatok útban lennének.

Futtassa mindkettőt két hétig, majd kötelezze el magát az átállás mellett

A CRM és a táblázat két hétig tartó párhuzamos futtatása ésszerű. Időt ad arra, hogy észrevegye, ha valami nem megfelelően került át. De tűzzön ki egy határozott zárási dátumot. Írja be a naptárba. Amikor eljön az a nap, zárja be a táblázatot. Ne hagyja, hogy még egy hónapig húzódjon „csak a biztonság kedvéért”.

Hogyan érje el, hogy a költöztető csapata ténylegesen használja az alkalmazást?

Itt bukik el sok váltás. Nem azért, mert a szoftver rossz, hanem azért, mert senki sem kezelte a változás emberi oldalát.

Az elfogadási probléma, amiről a legtöbben megfeledkeznek

Ritkán a technológia az, ami miatt egy szoftverbevezetés kudarcot vall. Hanem a szokások. A csapatának megvan a rutinja. Hozzászoktak az irodával való SMS-ezéshez, a megosztott táblázat ellenőrzéséhez, a frissítések telefonos bejelentéséhez. Ennek a rutinnak a megváltoztatása többet igényel, mint egy alkalmazás telepítése a telefonjukra. Világos ok kell a változtatáshoz, és valaki, aki az első héten válaszol a kérdésekre.

Három dolog, ami segíti a csapat általi elfogadást

• Jelöljön ki egy CRM-bajnokot. Válasszon ki egy embert, aki először tanulja meg a rendszert, válaszol a többi csapattag kérdéseire, és jelenti a problémákat a vezetőségnek a költöztető cégek feladat- és helyszínkezelő eszközével. Ez megakadályozza, hogy a menedzser teljes munkaidős ügyfélszolgálatossá váljon.
• Konfigurálja a szerepkör alapú hozzáférést az indulás előtt. A sofőrök csak a napi feladataikat lássák. A menedzserek lássák a teljes képet. Ennek előzetes beállítása azt jelenti, hogy az alkalmazás az első naptól kezdve egyszerűnek és relevánsnak tűnik minden felhasználó számára.
• Ünnepelje meg hangosan az első látható sikert. Amikor valaki a csapatban időt takarít meg, mert a GPS-tű elsőre egy trükkös helyszínre vezette, említse meg a csapat csevegőjében. Az ilyen történetek többet tesznek az elfogadásért, mint bármelyik oktatóvideó.

Mit keressen egy költöztetőknek épített CRM-ben?

Nem minden CRM-et terepi csapatoknak építettek. A legtöbbet számítógépen dolgozó értékesítési csapatoknak tervezték. Mielőtt elkötelezné magát egy mellett, győződjön meg róla, hogy lefedi ezt a három területet:

• GPS-pontosság offline szinkronizálással, így az alkalmazás akkor is működik, ha a terepen megszűnik a térerő
• Szerepkör alapú hozzáférés, így a sofőrök csak a saját munkáikat látják, a menedzserek pedig mindent
• Exportálható jelentések olyan formátumban, amelyet az adminisztrációs csapata ténylegesen meg tud nyitni és használni

Hogyan illeszkedik a Location CRM a költöztető csapatok munkájához?

A Location CRM a terepi műveletek tényleges folyamatára épül, nem pedig egy általános értékesítési folyamatra, amelyet valaki költöztetők számára alakított át.

A vezetők GPS-alapú helyszíneket mentenek el jegyzetekkel, fényképekkel és közvetlenül az egyes pontokhoz csatolt konkrét helyszíni utasításokkal. A feladatokat a terepi munkatársakhoz rendelik, a helyszínjelölőkkel együtt, így a csapatnak minden szükséges információ a rendelkezésére áll, mielőtt elindulna a telephelyről. Az élő nyomkövetési funkció megmutatja az irodának, hol tartózkodik az egyes csapattagok, anélkül, hogy bárkinek telefonálnia kellene.

A kötegelt útvonaltervezés több munkaterületet csoportosít egy optimalizált útvonalba, csökkentve a napközbeni vezetési időt. Minden látogatás automatikusan időbélyegzővel és GPS-naplózással ellátott, így minden csapattag számára tiszta útvonal-idővonal épül, manuális bevitel nélkül. A jelentések KML, XML, CSV, JSON vagy PDF formátumban exportálhatók, a helyzettől függően.

És az offline szinkronizálás valóban működik. A csapat a terepen jelöli a munkákat elvégzettnek, az alkalmazás tárolja az adatokat, és a jel visszatérésekor azonnal szinkronizál. Nincs elveszett frissítés, nincsenek hiányosságok a nyilvántartásban.

Minden rossz címnek és elmulasztott frissítésnek ára van

A táblázatok nem jelzik, ha cserbenhagytak. Egy sor ott marad rendezettnek tűnve, miközben a csapatod a rossz bejárathoz tart, egy állapotfrissítés elvész egy csoportos csevegésben, és egy számlázási vitánál nincs időbélyegző, ami alátámasztana téged.

Ezeknek a pillanatoknak mindegyike valós költséggel jár. Idő. Üzemanyag. Az ügyfél bizalma.

A Location CRM megoldja ezeket a kihívásokat GPS-alapú munkaterületekkel, valós idejű csapatkövetéssel, automatikus látogatási naplókkal és optimalizált útvonalakkal. A költöztető csapatod kapcsolatban és szervezetten marad állandó telefonhívások vagy manuális utókövetés nélkül. Kifejezetten költöztető vállalkozások számára készült, nem irodai asztalokhoz.

GYIK