ต้นทุนแฝงของการติดตามตำแหน่งด้วยวิธีแบบ Manual ในการดำเนินงานด้านโลจิสติกส์

มีต้นทุนแฝงที่ซ่อนอยู่ในธุรกิจโลจิสติกส์หลายแห่งในขณะนี้ ไม่ใช่ราคาน้ำมัน ไม่ใช่ค่าจ้างคนขับรถ ไม่ใช่ค่าบำรุงรักษายานพาหนะ แต่คือการติดตามตำแหน่งด้วยตนเอง

บริษัทโลจิสติกส์หลายแห่งยังคงพึ่งพาการโทรศัพท์ สเปรดชีต บันทึกกระดาษ ข้อความ WhatsApp และการอัปเดตสถานะด้วยตนเองเพื่อติดตามการจัดส่ง พนักงานภาคสนาม คลังสินค้า และสถานที่ให้บริการ กระบวนการนี้ดูเหมือนจะจัดการได้เมื่อการดำเนินงานยังมีขนาดเล็ก แต่เมื่อปริมาณการจัดส่งเพิ่มขึ้น วิธีการง่ายๆ เหล่านั้นจะเริ่มสร้างความล่าช้า ข้อผิดพลาด และค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น

พนักงานจัดส่งต้องเสียเวลาโทรหาคนขับรถเพื่อขอข้อมูลอัปเดต คนขับรถต้องหยุดรถเพื่อแชร์ตำแหน่งด้วยตนเอง ผู้จัดการประสบปัญหาในการตรวจสอบการเข้าเยี่ยมชมสถานที่ ทีมบริการลูกค้าต้องคอยติดตามข้อมูลการจัดส่ง สิ่งที่ดูเหมือนงานธุรการเล็กน้อยกลับกลายเป็นต้นทุนการดำเนินงานที่สำคัญอย่างรวดเร็ว

ข่าวดีก็คือต้นทุนส่วนใหญ่เหล่านี้สามารถกำจัดได้ด้วยการติดตามตำแหน่งอัตโนมัติและ แอป CRM สำหรับโลจิสติกส์

ประเด็นสำคัญ

บริษัทโลจิสติกส์หลายแห่งมุ่งเน้นไปที่ค่าน้ำมัน ค่าบำรุงรักษายานพาหนะ และค่าแรง แต่หนึ่งในสิ่งที่บั่นทอนผลกำไรมากที่สุดมักมาจากการติดตามตำแหน่งด้วยตนเอง

ก่อนที่จะลงรายละเอียด นี่คือประเด็นหลักที่ผู้จัดการโลจิสติกส์ทุกคนควรรู้:

• การติดตามตำแหน่งด้วยตนเองเพิ่มต้นทุนด้านแรงงานและงานธุรการ
• การอัปเดตตำแหน่งที่ล่าช้าทำให้การตัดสินใจจัดส่งและการวางแผนเส้นทางช้าลง
• คอขวดในการสื่อสารลดประสิทธิภาพการทำงานของคนขับรถ
• การขาดการมองเห็นภาพรวมมักนำไปสู่การจัดส่งที่ผิดพลาดและข้อร้องเรียนจากลูกค้า
• การติดตามด้วย GPS ช่วยตรวจสอบการเข้าเยี่ยมชมสถานที่และการทำงานให้เสร็จสิ้น
• การติดตามตำแหน่งอัตโนมัติช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงานและความรับผิดชอบ
• ซอฟต์แวร์ CRM สำหรับโลจิสติกส์ช่วยรวมศูนย์ตำแหน่ง งาน รายงาน และกิจกรรมของพนักงานไว้ในที่เดียว

ธุรกิจที่เปลี่ยนกระบวนการด้วยตนเองมาเป็นการติดตามอัตโนมัติมักจะได้รับความชัดเจนในการมองเห็นที่ดีขึ้น การตัดสินใจที่รวดเร็วขึ้น และการบริการลูกค้าที่แข็งแกร่งขึ้น

การติดตามตำแหน่งด้วยตนเองในโลจิสติกส์คืออะไร?

การติดตามตำแหน่งด้วยตนเองคือกระบวนการตรวจสอบคนขับรถ ทีมจัดส่ง ช่างเทคนิค หรือพนักงานภาคสนามโดยใช้วิธีการที่ไม่เป็นอัตโนมัติ

ตัวอย่างทั่วไป ได้แก่:

• การโทรศัพท์เพื่ออัปเดตตำแหน่ง
• บันทึกเส้นทางบนสเปรดชีต
• บันทึกการจัดส่งที่เป็นกระดาษ
• การแชร์ตำแหน่งผ่าน WhatsApp
• รายงานการเช็คอินด้วยตนเอง
• การยืนยันการจัดส่งผ่านอีเมล

ธุรกิจโลจิสติกส์หลายแห่งเริ่มต้นด้วยวิธีนี้เพราะดูเหมือนว่ามีราคาถูก ไม่มีการสมัครสมาชิกซอฟต์แวร์และไม่มีระบบที่ซับซ้อนให้เรียนรู้ ปัญหาจะปรากฏขึ้นเมื่อการดำเนินงานขยายตัว

บริษัทที่จัดการการจัดส่ง 10 รายการต่อวันอาจอยู่รอดได้ด้วยการติดตามด้วยตนเอง แต่บริษัทที่จัดการการจัดส่ง 200 รายการต่อวันต้องเผชิญกับความท้าทายที่แตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิง ความไร้ประสิทธิภาพเพียงเล็กน้อยจะกลายเป็นค่าใช้จ่ายที่สูงขึ้นอย่างรวดเร็ว

ทำไมการติดตามด้วยตนเองถึงยังคงอยู่?

คำตอบที่ตรงไปตรงมาคือ: คนที่สร้างระบบปัจจุบันมักเป็นคนที่ลงทุนลงแรงไปกับมันมากที่สุด สเปรดชีตที่ใช้งานมาแปดปีมีประวัติข้อมูลอยู่ข้างใน ทุกคนรู้วิธีการทำงานอยู่แล้ว ไม่จำเป็นต้องมีการฝึกอบรมพนักงานใหม่ เมื่อมีอะไรผิดพลาด ก็มีเส้นทางที่คุ้นเคยในการจัดการกับมัน

การเปลี่ยนผ่านหมายถึงการยอมรับความไม่สะดวกในระยะสั้นเพื่อผลประโยชน์ในระยะยาว และผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการบางคนเคยเห็นการนำซอฟต์แวร์มาใช้แล้วล้มเหลวมาก่อน ความระมัดระวังนั้นไม่ใช่เรื่องไร้เหตุผล การนำระบบติดตาม GPS มาใช้โดยฝืนใส่เข้าไปในขั้นตอนการทำงานที่ไม่เหมาะสม หรือไม่คำนึงถึงพฤติกรรมของพนักงานขับรถ มักจะถูกละทิ้งไปอย่างเงียบๆ หลังจากผ่านไปเพียงไม่กี่สัปดาห์

คำถามที่แท้จริงไม่ใช่ “แบบแมนนวลเทียบกับแบบอัตโนมัติ” แต่คือการที่การทำงานแบบแมนนวลนั้นมีต้นทุนเท่าไหร่ในระดับธุรกิจปัจจุบันของคุณ เมื่อเทียบกับการนำระบบมาใช้จริงที่สมเหตุสมผล ธุรกิจโลจิสติกส์ส่วนใหญ่ประเมินต้นทุนแบบแรกต่ำเกินไปและประเมินแบบหลังสูงเกินไปอย่างมาก

7 สัญญาณที่บ่งบอกว่าธุรกิจโลจิสติกส์ของคุณกำลังมีปัญหาด้านการติดตาม

ผู้จัดการฝ่ายโลจิสติกส์ส่วนใหญ่ทราบดีว่ากระบวนการติดตามงานของตนมีปัญหา แต่พวกเขาก็ยังคงใช้งานมันต่อไป

ไม่ใช่เพราะพวกเขาไม่ได้คิดถึงเรื่องนี้ สเปรดชีตที่ใช้อยู่มีอายุสิบปีแล้ว ทุกคนเข้าใจมัน และการเปลี่ยนใหม่ให้ความรู้สึกว่าเสี่ยงกว่าการทนใช้ต่อไป ต้นทุนของการทำงานแบบแมนนวลไม่เคยปรากฏชัดเจนในรายงานฉบับใด จึงถูกละเลยไป

แต่มันสะสมขึ้นเรื่อยๆ งานวิจัยด้านประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน จาก McKinsey ระบุว่าเวลาเกือบ 20% ของสัปดาห์การทำงานสูญเสียไปกับการติดตามสถานะและตามหาเพื่อนร่วมงาน ในธุรกิจโลจิสติกส์ นั่นหมายถึงพนักงานจัดส่งที่ต้องโทรหาคนขับ ผู้จัดการที่ต้องยืนยันการมาถึงทางโทรศัพท์ หรือคนขับที่ต้องหยุดรถกลางคันเพื่อรายงานตำแหน่งของตน สิ่งเหล่านี้ดูไม่เหมือนความสูญเปล่า มันดูเหมือนเป็นงาน แต่การส่งมอบที่ล่าช้าและกำไรที่ลดน้อยลงคือผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นจริง

การติดตามแบบแมนนวลจะกลายเป็นสิ่งที่มองไม่เห็นเมื่อเวลาผ่านไป หลังจากทำมานานพอ มันจะหยุดให้ความรู้สึกว่าไม่มีประสิทธิภาพ และกลายเป็นเพียงส่วนหนึ่งของงานไปโดยปริยาย

นี่คือการตรวจสอบอย่างรวดเร็ว หากสถานการณ์ต่อไปนี้สามข้อขึ้นไปเป็นส่วนหนึ่งของสัปดาห์การทำงานปกติของคุณ ธุรกิจของคุณอาจกำลังแบกรับต้นทุนที่ไม่เคยปรากฏในบัญชีโดยตรง

1. พนักงานจัดส่งใช้เวลาส่วนใหญ่ในแต่ละวันไปกับการโทรหาคนขับ

นั่นไม่ใช่งานจัดส่ง ทุกสายที่ถามว่า “อยู่ที่ไหน?” คือเวลาที่เสียไปกับการกู้คืนข้อมูลที่ควรจะปรากฏอยู่บนหน้าจออยู่แล้ว และทันทีที่วางสาย คำตอบนั้นก็กลายเป็นข้อมูลที่ผิดไปแล้ว

2. ลูกค้าได้รับข้อมูลอัปเดตช้ากว่าที่ควรจะเป็น

หากใครบางคนในทีมของคุณต้องโทรหาคนขับก่อนที่จะตอบลูกค้าได้ นั่นคือช่องว่างในการมองเห็นข้อมูล ลูกค้าที่โทรมาสอบถามสถานะไม่ได้กำลังสร้างปัญหา แต่พวกเขากำลังเติมเต็มช่องว่างที่ระบบของคุณทิ้งไว้

3. การวางแผนเส้นทางใช้เวลานานกว่าการจัดส่งจริง

การไม่มีมุมมองแบบเรียลไทม์หมายความว่าการตัดสินใจสำหรับงานถัดไปทุกครั้งคือการเดา พนักงานจัดส่งต้องรอสายโทรกลับ พวกเขาตัดสินใจโดยอ้างอิงข้อมูลที่ล้าหลังไป 20 นาที ความล่าช้านี้สะสมไปในทุกกะการทำงาน

4. การพิสูจน์การเข้าถึงหน้างานหมายถึงการต้องโทรศัพท์มากขึ้น

การโต้แย้งเรื่องการจัดส่งหรือการตั้งคำถามเกี่ยวกับการเข้าตรวจงานของช่างควรใช้เวลาตรวจสอบไม่เกินหนึ่งนาที หากปัจจุบันต้องใช้การโทรศัพท์ การตรวจสอบบันทึกที่เขียนด้วยลายมือ และการตรวจสอบใบเสร็จ นั่นคือปัญหาด้านความรับผิดชอบที่ซ่อนอยู่ในที่แจ้ง

5. รายงานประจำสัปดาห์เป็นงานที่ต้องทำด้วยมือ

บันทึกการจัดส่ง บันทึกเส้นทาง กิจกรรมของคนขับ หากใครในทีมของคุณต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงในการดึงข้อมูลนี้จากสเปรดชีตและตามจี้คนขับสำหรับรายการที่ขาดหายไป นั่นคือค่าใช้จ่ายส่วนเกินที่คู่แข่งของคุณไม่มี การวิเคราะห์ห่วงโซ่อุปทานของ Gartner ระบุค่าเฉลี่ยไว้ที่ 4 ถึง 6 ชั่วโมงต่อสัปดาห์สำหรับทีมที่ยังคงทำรายงานแบบแมนนวล รายงานเหล่านั้นควรจะสร้างขึ้นได้โดยอัตโนมัติ

6. คนขับเสียเวลาไปกับการรายงานตำแหน่งของตน

ไม่ว่าจะส่งข้อความ โทรศัพท์ หรือกรอกแบบฟอร์มเช็คอิน ทุกการอัปเดตแบบแมนนวลคือเวลาที่คนขับไม่ได้กำลังจัดส่งสินค้า มีคนขับสิบคน อัปเดตวันละสี่ครั้ง ลองคำนวณดูสิ

7. การจัดส่งล่าช้าไม่มีคำอธิบายที่ชัดเจน

เมื่อคุณไม่สามารถมองเห็นได้ว่าความล่าช้าเกิดขึ้นที่ไหน คุณก็ไม่สามารถแก้ไขมันได้ คุณทำได้เพียงรอให้มันเกิดขึ้นอีกครั้ง การศึกษาด้านการมองเห็นห่วงโซ่อุปทานของ Project44 พบว่า 69% ของผู้จัดส่งระบุว่าการขาดการติดตามแบบเรียลไทม์เป็นเหตุผลหลักที่ทำให้พวกเขาไม่สามารถวินิจฉัยความล้มเหลวในการจัดส่งได้ก่อนที่ลูกค้าจะร้องเรียน

ยิ่งสถานการณ์เหล่านี้ตรงกับคุณมากเท่าไหร่ คุณก็ยิ่งแบกรับต้นทุนที่ระบบติดตามอัตโนมัติสามารถกำจัดออกไปได้ตั้งแต่สัปดาห์แรกมากขึ้นเท่านั้น

การติดตามโลจิสติกส์ด้วยตัวเลข

การมองเห็นตำแหน่งส่งผลต่อเกือบทุกส่วนของการปฏิบัติการโลจิสติกส์ ความไร้ประสิทธิภาพเล็กๆ น้อยๆ ที่เกิดขึ้นซ้ำๆ หลายร้อยครั้งในแต่ละสัปดาห์สามารถสร้างต้นทุนที่สำคัญได้

สิ่งที่ทำให้ตัวเลขเหล่านี้มีความสำคัญคือผลกระทบสะสมของมัน เวลาเพียงไม่กี่นาทีที่สูญเสียไปในการจัดส่งแต่ละครั้ง อาจกลายเป็นเวลาหลายสิบชั่วโมงที่สูญเสียไปทั่วทั้งกองยานพาหนะในแต่ละเดือน

ต้นทุนทางตรงที่บริษัทโลจิสติกส์ส่วนใหญ่มองข้าม

ต้นทุนด้านโลจิสติกส์ส่วนใหญ่ระบุได้ง่าย ค่าเชื้อเพลิงปรากฏในรายงาน การบำรุงรักษายานพาหนะมีใบแจ้งหนี้ และเงินเดือนก็คำนวณได้ง่าย แต่การติดตามตำแหน่งด้วยตนเองนั้นแตกต่างออกไป

ต้นทุนของมันแทบจะไม่ปรากฏเป็นค่าใช้จ่ายแยกต่างหาก แต่จะแสดงออกมาผ่านประสิทธิภาพการทำงานที่ลดลง การตัดสินใจจัดส่งที่ช้าลง งานบริการลูกค้าที่เพิ่มขึ้น การสิ้นเปลืองเชื้อเพลิงโดยไม่จำเป็น และโอกาสในการจัดส่งที่พลาดไป

เนื่องจากต้นทุนถูกกระจายไปยังหลายแผนก ธุรกิจจำนวนมากจึงประเมินผลกระทบของมันต่ำเกินไป

1. ชั่วโมงแรงงานส่วนเกิน

ลองพิจารณาผู้ประสานงานด้านโลจิสติกส์ที่มีหน้าที่ติดตามคนขับรถ 30 คน

หากพวกเขาใช้เวลาเพียงห้านาทีต่อคนขับรถหนึ่งคนในการรวบรวมข้อมูลอัปเดตตำแหน่งในแต่ละวัน นั่นเท่ากับ:

• 150 นาทีต่อวัน
• มากกว่า 12 ชั่วโมงต่อสัปดาห์
• มากกว่า 600 ชั่วโมงต่อปี

นั่นคือเวลาหลายร้อยชั่วโมงที่ใช้ไปกับการรวบรวมข้อมูลที่ควรจะสามารถเข้าถึงได้โดยอัตโนมัติ

2. ค่าใช้จ่ายในการบริหารจัดการ

การติดตามด้วยตนเองทำให้เกิดงานซ้ำซ้อน

ข้อมูลตำแหน่งมักถูกบันทึกหลายครั้ง:

• บันทึกของคนขับรถ
• สเปรดชีตของผู้จัดส่ง
• บันทึกของลูกค้า
• รายงานการจัดส่ง

ข้อมูลเดียวกันถูกส่งผ่านระหว่างระบบซ้ำแล้วซ้ำเล่า

การโอนย้ายทุกครั้งเพิ่มความเสี่ยงต่อการเกิดข้อผิดพลาด

3. ค่าใช้จ่ายเชื้อเพลิงที่สูงขึ้น

หากปราศจากการมองเห็นข้อมูลแบบเรียลไทม์ การเพิ่มประสิทธิภาพเส้นทางจะกลายเป็นเรื่องยาก

พนักงานขับรถอาจ:

• ใช้เส้นทางที่ยาวขึ้น
• พลาดจุดแวะพักที่อยู่ใกล้เคียง
• ย้อนกลับเส้นทางโดยไม่จำเป็น
• สิ้นเปลืองเชื้อเพลิงระหว่างความสับสนในการจัดส่ง

ระยะทางที่เพิ่มขึ้นเพียงไม่กี่ไมล์ต่อคันในแต่ละวัน อาจหมายถึงค่าใช้จ่ายหลายพันดอลลาร์ต่อปี

4. การทำงานซ้ำและการแก้ไข

ที่อยู่ไม่ถูกต้อง การอัปเดตที่พลาดไป และการสื่อสารที่ล่าช้ามักทำให้เกิดการเดินทางเพิ่มเติม

การไปเยือนซ้ำแต่ละครั้งจะเพิ่ม:

• ต้นทุนเชื้อเพลิง
• ต้นทุนแรงงาน
• การสึกหรอของยานพาหนะ
• ความไม่พอใจของลูกค้า

การติดตามด้วยตนเองทำให้การดำเนินงานด้านโลจิสติกส์รายวันช้าลงได้อย่างไร?

ข้อมูลตำแหน่งเป็นตัวขับเคลื่อนการตัดสินใจด้านโลจิสติกส์เกือบทุกอย่าง เมื่อข้อมูลนั้นมาถึงล่าช้าหรือมีข้อผิดพลาด การดำเนินงานก็จะช้าลง

1. การตัดสินใจจัดส่งที่ล่าช้า

• พนักงานจัดส่งต้องการข้อมูลตำแหน่งปัจจุบันเพื่อมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพ
• เมื่อการอัปเดตมาถึงผ่านการโทรหรือข้อความ การตัดสินใจจะขึ้นอยู่กับข้อมูลเก่า
• พนักงานขับรถอาจอยู่ห่างออกไปสิบไมล์แล้วในขณะที่พนักงานจัดส่งได้รับข้อมูลอัปเดต
• ความล่าช้านั้นส่งผลต่อการวางแผนเส้นทางและการกำหนดเวลาการจัดส่ง

2. คอขวดในการสื่อสาร

ทีมโลจิสติกส์จำนวนมากทำงานผ่านการโทรศัพท์ตลอดเวลา

• พนักงานขับรถโทรหาพนักงานจัดส่ง
• พนักงานจัดส่งโทรหาพนักงานขับรถ
• ฝ่ายบริการลูกค้าโทรหาพนักงานจัดส่ง
• ผู้จัดการโทรหาทุกคน
• ผลลัพธ์ที่ได้คือการสื่อสารที่มากเกินไป

แทนที่จะมุ่งเน้นไปที่การจัดส่ง ทีมงานกลับใช้เวลาส่วนใหญ่ในแต่ละวันไปกับการแลกเปลี่ยนสถานะอัปเดต

3. ขาดการมองเห็นตำแหน่งที่ตั้ง

ผู้จัดการไม่สามารถบริหารจัดการสิ่งที่มองไม่เห็นได้อย่างมีประสิทธิภาพ

หากไม่มีการติดตามแบบเรียลไทม์ การตอบคำถามง่ายๆ จะกลายเป็นเรื่องยาก:

• พนักงานขับรถคนไหนอยู่ใกล้ที่สุด?
• ช่างเทคนิคมาถึงหรือยัง?
• การจัดส่งเสร็จสมบูรณ์หรือไม่?
• มีสถานที่ใดบ้างที่ยังดำเนินการไม่เสร็จ?

คำถามเหล่านั้นควรใช้เวลาตอบเพียงไม่กี่วินาที แต่ระบบแบบแมนนวลมักต้องใช้การโทรศัพท์หลายครั้ง

ผลกระทบต่อการบริการลูกค้าที่ไม่มีใครพูดถึง

ลูกค้าคาดหวังข้อมูลการจัดส่งที่ถูกต้องแม่นยำ

• พวกเขาต้องการการอัปเดตสถานะ
• พวกเขาต้องการเวลาที่คาดว่าจะมาถึง
• พวกเขาต้องการความมั่นใจว่าสินค้ากำลังถูกจัดส่งตามแผน
• การติดตามด้วยระบบแมนนวลทำให้ยากที่จะตอบสนองความคาดหวังเหล่านั้น

1. การจัดส่งไม่สำเร็จ

• การจดที่อยู่ผิดหรือการอัปเดตตำแหน่งที่ล่าช้าอาจส่งผลให้การจัดส่งล้มเหลว
• ต้นทุนที่เกิดขึ้นนั้นมากกว่าแค่การจัดส่งเพียงครั้งเดียว
• ลูกค้าสูญเสียความเชื่อมั่น
• โอกาสในการสั่งซื้อครั้งต่อไปลดน้อยลง

2. การมองเห็นสถานะที่ไม่ชัดเจน

ทีมบริการลูกค้ามักประสบปัญหาในการให้ข้อมูลอัปเดตที่ถูกต้องเนื่องจากขาดข้อมูลที่เป็นปัจจุบัน

เมื่อลูกค้าได้ยินว่า:

• “ขอฉันโทรหาพนักงานขับรถเพื่อตรวจสอบก่อนนะคะ/ครับ” นั่นเป็นสัญญาณของปัญหาด้านการมองเห็นข้อมูล

การดำเนินงานด้านโลจิสติกส์สมัยใหม่ควรให้คำตอบได้ทันที

3. ความเสียหายต่อชื่อเสียงของแบรนด์

• การจัดส่งล่าช้าครั้งเดียวอาจได้รับการให้อภัย
• แต่ความล่าช้าที่เกิดขึ้นซ้ำๆ จะสร้างปัญหาต่อชื่อเสียง

รีวิวออนไลน์ ข้อร้องเรียนจากลูกค้า และการสูญเสียการบอกต่อ อาจกลายเป็นต้นทุนที่สูงกว่าปัญหาการจัดส่งในตอนแรกมาก

การสูญเสียประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว

พนักงานขับรถและพนักงานภาคสนามควรมีสมาธิกับการทำงานให้เสร็จสิ้น การติดตามตำแหน่งด้วยระบบแมนนวลทำให้เกิดการเสียสมาธิ

1. เสียเวลาไปกับการรายงานแทนที่จะทำงาน

พนักงานภาคสนามหลายคนต้องหยุดงานหลายครั้งต่อวันเพื่อ:

• รายงานตำแหน่งที่ตั้ง
• ส่งข้อความ
• อัปเดตสเปรดชีต
• ยืนยันการเข้าพบลูกค้า

กิจกรรมเหล่านั้นไม่ได้สร้างมูลค่าโดยตรงให้กับลูกค้า

2. ขาดความรับผิดชอบ

หากไม่มีการตรวจสอบตำแหน่งที่ตั้ง ผู้จัดการมักประสบปัญหาในการยืนยัน:

• การเข้าพบหน้างาน
• เวลาที่มาถึง
• การทำงานที่ได้รับมอบหมายเสร็จสิ้น
• การปฏิบัติตามเส้นทาง

สิ่งนี้สร้างความไม่แน่นอนให้กับองค์กร

3. การวัดผลการปฏิบัติงานที่จำกัด

• การวัดประสิทธิภาพการทำงานกลายเป็นเรื่องยากเมื่อบันทึกข้อมูลไม่ครบถ้วน
• ธุรกิจไม่สามารถปรับปรุงกระบวนการทำงานได้หากขาดข้อมูลการดำเนินงานที่ถูกต้อง

ความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบและการรายงาน

บันทึกตำแหน่งที่ตั้งมีความสำคัญมากขึ้นเรื่อยๆ สำหรับการรายงานและความรับผิดชอบ ระบบที่ใช้คนทำมักทำให้เกิดช่องว่างในเอกสาร

1. ขาดหลักฐานการเข้าพบ

ลูกค้าอ้างว่าช่างไม่เคยมาถึง

คุณจะยืนยันการเข้าพบได้อย่างไร?

หากเอกสารขึ้นอยู่กับบันทึกที่เขียนด้วยลายมือหรือรายงานที่ทำด้วยตนเอง การพิสูจน์การเข้าพบจะกลายเป็นเรื่องท้าทาย

2. บันทึกประวัติที่ไม่สมบูรณ์

ธุรกิจจำนวนมากจำเป็นต้องเข้าถึงข้อมูลตำแหน่งที่ตั้งย้อนหลัง

ตัวอย่างเช่น:

• ข้อพิพาทกับลูกค้า
• การตรวจสอบภายใน
• การทบทวนการปฏิบัติตามกฎระเบียบ
• การประเมินผลการปฏิบัติงาน

ระบบที่ใช้คนทำมักทำให้การค้นหาบันทึกย้อนหลังเป็นเรื่องยาก

3. ความล่าช้าในการรายงาน

การสร้างรายงานจากสเปรดชีตและบันทึกที่เป็นกระดาษต้องใช้เวลา

ผู้จัดการอาจต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงในการรวบรวมข้อมูลก่อนที่จะได้ข้อมูลเชิงลึกที่มีความหมาย

การติดตามด้วยตนเองเทียบกับการติดตามตำแหน่งอัตโนมัติ

ข้อมูลตำแหน่งเป็นตัวขับเคลื่อนการตัดสินใจด้านโลจิสติกส์เกือบทุกอย่าง

ความแตกต่างที่ใหญ่ที่สุดระหว่างการติดตามด้วยตนเองและการติดตามอัตโนมัติไม่ใช่ตัวเทคโนโลยีเอง แต่เป็นคุณภาพและความเร็วของข้อมูลที่มีให้สำหรับพนักงานจัดส่ง ผู้จัดการ และทีมงานภาคสนาม

เมื่อข้อมูลตำแหน่งมาถึงล่าช้า การตัดสินใจจะขึ้นอยู่กับว่าคนขับรถเคยอยู่ที่ไหน แทนที่จะเป็นตำแหน่งปัจจุบัน

ช่องว่างนั้นสร้างความล่าช้าที่ทวีคูณขึ้นตลอดทั้งวัน

ข้อได้เปรียบที่ใหญ่ที่สุดไม่ใช่แค่เรื่องประสิทธิภาพ

แต่คือการมองเห็นภาพรวม

เมื่อผู้จัดการสามารถมองเห็นการดำเนินงานได้แบบเรียลไทม์ พวกเขาจะสามารถตัดสินใจได้ดียิ่งขึ้น

ธุรกิจจำนวนมากลังเลที่จะปรับปรุงให้ทันสมัยเพราะการติดตามด้วยตนเองเป็นสิ่งที่คุ้นเคย ความเป็นจริงคือทั้งสองแนวทางมีข้อดีและข้อจำกัดที่แตกต่างกัน

1. ข้อดีของการติดตามด้วยตนเอง

• ใช้เงินลงทุนเริ่มต้นน้อย
• กระบวนการที่พนักงานคุ้นเคย
• ไม่ต้องติดตั้งซอฟต์แวร์

2. ข้อจำกัดของการติดตามด้วยตนเอง

• ภาระงานด้านธุรการสูงขึ้น
• ความเสี่ยงสูงที่จะเกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์
• การตัดสินใจล่าช้า
• การมองเห็นภาพรวมการดำเนินงานจำกัด
• กระบวนการทำรายงานที่ยุ่งยาก
• ขยายระบบได้ยากเมื่อการดำเนินงานเติบโตขึ้น

1. ข้อดีของการติดตามแบบอัตโนมัติ

• มองเห็นตำแหน่งได้แบบเรียลไทม์
• ตัดสินใจจัดส่งได้รวดเร็วยิ่งขึ้น
• การจัดการเส้นทางที่ดีขึ้น
• ความรับผิดชอบที่ชัดเจนยิ่งขึ้น
• การรายงานที่แม่นยำ
• ประสบการณ์ลูกค้าที่ดีขึ้น

2. ข้อจำกัดของการติดตามแบบอัตโนมัติ

• ความพยายามในการเริ่มใช้งานช่วงแรก
• ความจำเป็นในการฝึกอบรมพนักงาน
• การปรับเปลี่ยนกระบวนการระหว่างการเริ่มใช้งาน

สำหรับธุรกิจโลจิสติกส์ที่กำลังเติบโต ผลประโยชน์จากการดำเนินงานในระยะยาวมักจะคุ้มค่ากว่าความพยายามในการเปลี่ยนผ่านในช่วงระยะสั้น

Location CRM ช่วยลดต้นทุนแฝงในธุรกิจโลจิสติกส์ได้อย่างไร?

ธุรกิจโลจิสติกส์หลายแห่งมีพนักงานขับรถ พนักงานจัดส่ง และขั้นตอนการทำงานอยู่แล้ว

สิ่งที่พวกเขาขาดคือระบบศูนย์กลางที่เชื่อมโยงสถานที่ งาน และกิจกรรมภาคสนามเข้าด้วยกัน

Location CRM แก้ปัญหานี้ผ่านการจัดการการดำเนินงานตามตำแหน่งที่ตั้ง โดยรวมการติดตามตำแหน่ง การมอบหมายงาน การรายงาน และการมองเห็นการทำงานของพนักงานภาคสนามไว้ในแพลตฟอร์มเดียว

1. การมองเห็นตำแหน่งที่ตั้งแบบเรียลไทม์

พนักงานภาคสนามสามารถเข้าถึงสถานที่ที่ได้รับมอบหมายได้โดยตรงจากแอปมือถือ

ผู้จัดการสามารถมองเห็นกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับสถานที่ได้โดยไม่ต้องรอการอัปเดตด้วยตนเอง

2. การมอบหมายงานตามตำแหน่งที่ตั้ง

งานต่างๆ สามารถเชื่อมโยงเข้ากับสถานที่ได้โดยตรง

พนักงานจะได้รับ:

• สถานที่ที่ได้รับมอบหมาย
• รายละเอียดงาน
• ข้อกำหนดด้านสถานะ
• ระบบนำทาง

สิ่งนี้ช่วยลดความสับสนและปรับปรุงความแม่นยำในการปฏิบัติงาน

3. การยืนยันตำแหน่งด้วย GPS

หนึ่งในความท้าทายที่ใหญ่ที่สุดในธุรกิจโลจิสติกส์คือการพิสูจน์ว่างานได้เกิดขึ้นในสถานที่ที่ถูกต้อง

Location CRM ให้การยืนยันตำแหน่งด้วย GPS พร้อมประทับเวลาเพื่อยืนยันการเข้าถึงพื้นที่และการเสร็จสิ้นของงาน

4. บันทึกการเช็คอินและเช็คเอาต์

ผู้จัดการสามารถตรวจสอบ:

• เวลาที่มาถึง
• เวลาที่ออกเดินทาง
• ระยะเวลาในการเข้าเยี่ยมชม
• ประวัติการทำงานที่เสร็จสมบูรณ์

บันทึกเหล่านี้สร้างความรับผิดชอบที่เข้มงวดมากขึ้นตลอดการดำเนินงาน

5. ประวัติกิจกรรมและการรายงาน

ทุกการอัปเดต การเปลี่ยนแปลงงาน และการโต้ตอบกับสถานที่ จะถูกจัดเก็บไว้ในบันทึกประวัติส่วนกลาง

ผู้จัดการสามารถเข้าถึง:

• รายงานสถานที่
• รายงานงาน
• ประวัติกิจกรรมของผู้ใช้
• ข้อมูลเชิงลึกด้านประสิทธิภาพ

แทนที่จะต้องเสียเวลาหลายชั่วโมงในการรวบรวมรายงาน ข้อมูลต่างๆ ก็พร้อมใช้งานได้ทันที

6. การซิงโครไนซ์แบบเรียลไทม์

• การอัปเดตจะซิงโครไนซ์ระหว่างพนักงานภาคสนามและทีมบริหารโดยอัตโนมัติ
• ทุกคนทำงานโดยใช้ข้อมูลชุดเดียวกัน
• ไม่ต้องอัปเดตสเปรดชีต
• ไม่มีความล่าช้าในการรายงานด้วยตนเอง
• ไม่มีความสับสน

ประโยชน์ทางธุรกิจของการติดตามตำแหน่งอัตโนมัติ

ซอฟต์แวร์ติดตามตำแหน่งมอบมากกว่าแค่การมองเห็นตำแหน่งที่ตั้ง แต่ยังช่วยปรับปรุงวิธีการทำงานร่วมกันของบุคลากร งาน และการปฏิบัติงาน

การปรับปรุงเหล่านี้จะมีคุณค่ามากยิ่งขึ้นเมื่อใช้ร่วมกับคุณสมบัติการมอบหมายงาน การตรวจสอบตำแหน่ง การรายงาน และประวัติกิจกรรมที่มีอยู่ใน Location CRM

สถานการณ์การติดตามโลจิสติกส์ในโลกแห่งความเป็นจริง

คุณค่าของการติดตามตำแหน่งอัตโนมัติจะเข้าใจได้ง่ายขึ้นเมื่อมองผ่านสถานการณ์การปฏิบัติงานจริง

1. การปฏิบัติการจัดส่งสินค้าในไมล์สุดท้าย (Last-Mile Delivery)

พนักงานขับรถจะได้รับตำแหน่งที่ได้รับมอบหมายและรายละเอียดงานโดยตรงผ่านแอปพลิเคชันมือถือ ผู้จัดการสามารถมองเห็นความคืบหน้าในการจัดส่งได้โดยไม่ต้องโทรศัพท์สอบถามซ้ำๆ

2. เส้นทางการกระจายสินค้าในคลังสินค้า

ทีมกระจายสินค้ามักต้องเคลื่อนย้ายสินค้าคงคลังระหว่างคลังสินค้า ศูนย์กระจายสินค้า และสถานที่ของลูกค้า การมองเห็นแบบเรียลไทม์ช่วยให้ประสานงานการเคลื่อนย้ายเหล่านี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

3. โลจิสติกส์งานบริการภาคสนาม

ช่างเทคนิคสามารถรับการนำทางที่เชื่อมโยงกับงาน ตำแหน่งที่ได้รับมอบหมาย และคำแนะนำในการทำงานได้ภายในแพลตฟอร์มเดียว การตรวจสอบตำแหน่งช่วยยืนยันว่าการเข้าเยี่ยมชมเกิดขึ้นที่ไซต์งานที่ถูกต้อง

4. การปฏิบัติการขนส่งหลายภูมิภาค

เมื่อธุรกิจโลจิสติกส์ขยายตัวไปยังพื้นที่ใหม่ๆ การติดตามการปฏิบัติงานจะทำได้ยากขึ้นเรื่อยๆ การรายงานแบบรวมศูนย์และการอัปเดตที่ซิงโครไนซ์ช่วยให้ผู้จัดการสามารถรักษาการมองเห็นภาพรวมในพื้นที่บริการต่างๆ ได้

ขั้นตอนในการเปลี่ยนจากการติดตามด้วยตนเอง

การเปลี่ยนผ่านไม่จำเป็นต้องเกิดขึ้นในชั่วข้ามคืน แนวทางปฏิบัติจริงจะได้ผลดีที่สุด

ขั้นตอนที่ 1: ระบุปัญหาคอขวดในปัจจุบัน

• ทบทวนว่าข้อมูลตำแหน่งไหลผ่านธุรกิจในปัจจุบันอย่างไร
• มองหาความล่าช้า งานที่ซ้ำซ้อน และช่องว่างในการสื่อสาร

ขั้นตอนที่ 2: คำนวณต้นทุนแฝง

ประมาณการ:

• ชั่วโมงที่เสียไปกับการรวบรวมข้อมูลอัปเดต
• เชื้อเพลิงที่สูญเปล่าจากความไม่มีประสิทธิภาพ
• ต้นทุนจากการจัดส่งที่ล่าช้าหรือผิดพลาด
• ค่าใช้จ่ายด้านแรงงานธุรการ

ธุรกิจจำนวนมากต้องประหลาดใจกับยอดรวมที่เกิดขึ้น

ขั้นตอนที่ 3: เริ่มต้นด้วยโครงการนำร่อง

• หลีกเลี่ยงการเปลี่ยนขั้นตอนการทำงานทั้งหมดในคราวเดียว
• เริ่มต้นกับกลุ่มเล็กๆ ของพนักงานขับรถ ช่างเทคนิค หรือพนักงานภาคสนาม โครงการนำร่องระยะสั้นจะช่วยระบุความต้องการในการฝึกอบรม ช่องว่างของกระบวนการ และความท้าทายในการปรับตัวก่อนที่จะขยายผลไปทั่วทั้งองค์กร

ขั้นตอนที่ 4: เน้นการนำไปใช้งานจริง

• เทคโนโลยีเพียงอย่างเดียวไม่สามารถแก้ปัญหาการติดตามงานได้
• พนักงานต้องการการฝึกอบรมที่ชัดเจนและตัวอย่างที่ใช้งานได้จริง เพื่อแสดงให้เห็นว่าการติดตามงานอัตโนมัติช่วยลดการรายงานด้วยตนเอง ทำให้งานประจำวันง่ายขึ้น และปรับปรุงการสื่อสารได้อย่างไร
• การยอมรับและปรับตัวของพนักงานมักเป็นตัวกำหนดความสำเร็จของการนำระบบมาใช้

ขั้นตอนที่ 5: วัดผลลัพธ์

ติดตามการปรับปรุงในด้าน:

• เวลาในการจัดส่ง
• ประสิทธิภาพของแรงงาน
• ความพึงพอใจของลูกค้า
• อัตราความสำเร็จของงาน

ธุรกิจส่วนใหญ่เห็นผลลัพธ์ที่วัดผลได้ภายในไม่กี่เดือนแรก

ต้นทุนที่แท้จริงคือการทำงานแบบแมนนวล

การติดตามตำแหน่งด้วยตนเองมักดูเหมือนไม่มีค่าใช้จ่าย เพราะธุรกิจมีสเปรดชีต โทรศัพท์ และแอปส่งข้อความอยู่แล้ว แต่ความเป็นจริงนั้นแตกต่างกันมาก

ต้นทุนจะปรากฏในรูปแบบของชั่วโมงแรงงานที่สูญเปล่า การจัดส่งที่ผิดพลาด ความล่าช้าในการสื่อสาร ข้อร้องเรียนจากลูกค้า ค่าเชื้อเพลิง และโอกาสทางธุรกิจที่สูญเสียไป เมื่อการดำเนินงานด้านโลจิสติกส์เติบโตขึ้น ต้นทุนเหล่านั้นก็จะเพิ่มขึ้นตามไปด้วย

การติดตามตำแหน่ง การจัดการงาน การยืนยันด้วย GPS ประวัติกิจกรรม และการซิงโครไนซ์แบบเรียลไทม์ มีพร้อมให้บริการแล้วผ่าน Location CRM เทคโนโลยีมีอยู่จริง ขั้นตอนการทำงานได้รับการพิสูจน์แล้ว และความโปร่งใสในการมองเห็นข้อมูลก็พร้อมใช้งาน

คำถามไม่ใช่ว่าบริษัทโลจิสติกส์จำเป็นต้องมีการติดตามตำแหน่งอัตโนมัติหรือไม่ แต่คำถามคือพวกเขาจะสามารถดำเนินงานโดยไม่มีระบบนี้ต่อไปได้อีกนานแค่ไหน

คำถามที่พบบ่อย